Často kladené otázky
QicsMilestones je cloudový softvér na evidenciu hodín, plánovanie zamestnancov a projektov a fakturáciu hodín, fixných cien, predplatného, záloh a produktov. Zameriavame sa na organizácie poskytujúce profesionálne služby.
Cieľom je, aby bolo možné plynulo a efektívne prejsť všetkými krokmi od zaevidovania novej zákazky až po odoslanie faktúry. Výsledkom je menej chýb a výrazná úspora času celej kancelárie.
Na našej webovej stránke Qics.nl (https://www.qicsmilestones.sk/ochrana-osobných-údajov/) sme zhromaždili všetky informácie o týchto témach.
Údaje, ktoré pridáte do QicsMilestones, sa ukladajú v "cloude Azure". Tento cloud patrí spoločnosti Microsoft a údaje sú uložené v dátovom centre v Amsterdame (región západnej Európy).
Na našej stránke o ochrane osobných údajov sme zhromaždili všetky informácie o týchto témach.
QicsMilestones je veľmi bezpečný. Máme politiku bezpečnosti informácií, plán obnovy po havárii, používame pokročilú technológiu zálohovania, podporujeme viacfaktorové overovanie a ponúkame jednotné prihlásenie na základe služby Azure Active Directory.
Okrem toho je možné používať len "silné" heslá. Viac informácií o informačnej bezpečnosti nájdete tu: https://www.qicsmilestones.sk/ochrana-osobných-údajov/
Všetky údaje vlastní držiteľ licencie, t. j. spoločnosť, ktorá softvér používa.
Sme certifikovaní pre Data Pro (holandský jazyk). Sme tiež certifikovaní pre normy ISO 27001 a NEN 7510.
QicsMilestones sa spája s Exact Online, Exact Synergy, Afas, Multivers Online atď. Okrem toho máme k dispozícii rozhranie API. Kontaktujte nás a prediskutujte s nami všetky vaše požiadavky.
Ak ešte nepoužívate QicsMilestones, je veľká šanca, že pri fakturácii môžete ušetriť veľa času. Mnohí naši zákazníci ušetria pri fakturácii viac ako polovicu času.
Keďže zadanie - v celej jeho možnej jednoduchosti alebo zložitosti - je jasne zaznamenané v QicsMilestones a všetka vykonaná práca je podrobne evidovaná, fakturácia je nielen rýchlejšia, ale aj oveľa menej náchylná na chyby. Tým sa výrazne približujete k bezchybnej fakturácii.
Pomocou QicsMilestones môžete jedným kliknutím myši zistiť, kto, kedy a kde má naplánované úlohy. Takto vidíte, kto a kedy je k dispozícii a kto je už plný práce.
QicsMilestones sa dá prepojiť so všetkými bežne používanými softvérmi. Kontaktujte nás a opýtajte sa, ako je možné prepojenie realizovať.
Softvér je k dispozícii každému používateľovi v slovenčine, angličtine, holandčine a dánčine.
Nová verzia sa vydáva každé štyri týždne. Tieto verzie nájdete na našom kanáli YouTube.
Áno, je možné vytvoriť viacero rolí. Pre každú rolu je možné nastaviť veľký počet oprávnení. Zamestnancom je pridelená jedna alebo viacero rolí, a preto sú im pridelené všetky práva týchto rolí.
Áno, je to možné. Možno ich zadávať aj pomocou tabletu a smartfónu. Hodiny a náklady je možné evidovať, aj ako koncept.
Áno, je možné to obmedziť podľa druhu práce alebo kódov položiek, na ktoré môžu zamestnanci písať. Je možné ho tieniť nielen na zamestnanca, ale aj na funkciu alebo skupinu. Je možné použiť aj pracovnú zastávku, ktorá dočasne znemožní písanie pre určitého klienta alebo určitý projekt.
Aby ste mohli veľmi rýchlo zapisovať hodiny, môžete projekt skopírovať pre iného zákazníka (alebo sériu zákazníkov) a môžete vytvoriť nový projekt pre toho istého zákazníka na základe existujúceho projektu. Všetky údaje zo zdrojového projektu sa skopírujú (napr. tarify, členovia projektu, rozpočty), pokiaľ počas importu neoznačíte, že je potrebné hodnotu upraviť (napr. dátum začiatku projektu).
QicsMilestones má 8 prehľadných zostáv pre prebiehajúce práce, ktoré obsahujú nasledujúce informácie: Počiatočná pozícia, Produkcia, Pridané, Odpočítané, Fakturované a Záverečná pozícia.
Evidované hodiny sú okamžite viditeľné v prehľade prebiehajúcich prác.
Môžete používať nasledujúce tarify:
- Tarifa za projekt, za zákazníka, za zamestnanca, za kombináciu zamestnanca a druhu práce, za kombináciu zákazníka a druhu práce.
Tarify sa môžu upraviť na kalendárny alebo účtovný rok. Je možné pracovať aj s fixnými sumami poplatkov. Môžete napríklad fakturovať 50 % na začiatku a 50 % pri odovzdaní.
Môžete fakturovať predplatné alebo opakujúce sa sumy. Môžete určiť frekvenciu, s akou sa majú faktúry fakturovať, a je možné nastaviť dátum ukončenia. Pri obnovení predplatného je možné sumy predplatného indexovať.
Je možné faktúrovať aj zálohové faktúry. Pri zúčtovaní zálohy sa vytvorí faktúra, ktorá obsahuje evidované hodiny podľa prislúchajúcej tarify plus odpočet už vyfakturovanej zálohy. Potom je spracovanie tejto faktúry rovnaké ako pri ostatných faktúrach. Zálohy sa v prehľade prebiehajúcich prác zobrazujú ako záporné.
Prirážky a príplatky (napr. za nadčasy) sú možné a je možné ich flexibilne nastaviť. Napríklad môžete účtovať 150 % dohodnutej sadzby, ak sa práca vykonáva v sobotu (príplatok). Okrem toho je možné použiť percento kancelárskych nákladov (prirážka), ktoré je možné nastaviť ako predvolené.
Počas fakturácie je možné hodiny definitívne odčítať (stornovať), alebo vrátiť do prebiehajúcich prác, aby sa neskôr mohlo znovu posúdiť, či je možné tieto hodiny faktúrovať. Hodiny sa môžu odčítať aj čiastočne, aby sa druhá časť mohla fakturovať.
V prípade odpočtu sa môže uviesť vysvetlenie. V koncepte faktúry je tiež možné pridávať a odoberať fakturačné riadky. V prípade potreby je tu možné uviesť dôvod.
Odpočítané/pridané a vykazované hodiny je možné viesť oddelene, okrem iného aj pre informáciu vedenia.
Pokiaľ ide o prispôsobenie deklarácií konceptov, je toho možné veľa:
- Preniesť na iného platiteľa,
- Prenos na iný typ práce,
- Upraviť popisy v návrhových vyhláseniach,
- Storno faktúr,
- Pridávanie riadkov do konceptu,
- Navrátiť koncept faktúry späť do prebiehajúcich prác, na neskoršiu fakturáciu
- Vytvárať deklarácie výdavkov ako vzorové faktúry (na obrazovke alebo na papieri).
Je to veľmi flexibilné:
- Obsahuje komplexné a plne prispôsobiteľné usporiadanie faktúry,
- Použiť rôzne usporiadania faktúr pre jednotlivé kontakty,
- Použiť rôzne usporiadania faktúr na projekt,
- Rôzne usporiadania faktúr pre klienta pre rôzne práce,
- Špecifikácia faktúrovaných detailov ako príloha v prípade potreby.
Rozpočet je možné nastaviť na zadanie s neobmedzeným počtom rozpočtových riadkov, ktoré môžete zoskupiť do jednej alebo viacerých úrovní. To vám umožňuje, aby ste si sami určili úroveň podrobnosti. Rozpočet môžete zostaviť podľa zamestnanca, článku atď. Rozpočet je možné nastaviť ako hodiny alebo ako sumu.
Veľmi flexibilná. K rozpočtu môžete napríklad priradiť dátum začiatku a konca. Zamestnanci môžu evidovať hodiny na úlohy, ale aj na rozpočet. Vopred sa dá nastaviť, ktorí zamestnanci tak môžu urobiť.
Pre každý rozpočtový riadok môžete nastaviť, na ktorú položku alebo súbor položiek sa môže evidovať.
Pre každú rozpočtovú položku môžete vidieť, koľko hodín bolo vyčerpaných v porovnaní s rozpočtom. Evidencia času poskytuje prehľad o stave rozpočtu, a teda aj o fakturácii. Vďaka farebnému kódu je na prvý pohľad viditeľné, kedy bol rozpočet prekročený. Rozpočtové riadky možno uzavrieť, aby sa na nich už nemohli zaúčtovať žiadne hodiny.
Môžete pri plánovaní úlohy rozdeliť plán na viacero úloh? Úlohe možno priradiť dátum začiatku a konca.
Zamestnancov možno plánovať podľa úloh. K jednej úlohe je možné priradiť viacerých zamestnancov. Samozrejme, existujúce rozvrhy sa dajú ľahko upravovať.
S QicsMilestones môžete plánovať efektívne. Je možné:
- Vytvoriť plán na týždeň,
- Vytvoriť opakujúci sa plán,
- Autorizovať plánovanie tak, že jedna osoba plánuje a ostatné môžu plánovanie iba prehliadať,
- Prepojiť úlohy s rozpočtovými položkami,
- Medzitým meniť úlohy, alebo ich priradiť niekomu inému,
- Kopírovanie plánovania z jedného roka do iného roka,
- Získať a upraviť plán viacerých úloh súčasne.
Pre každého zamestnanca sa v plánovaní zobrazujú možné problémy. Môžete vidieť, nakoľko je každý zamestnanec naplánovaný. Toto je možné zobraziť aj podľa jednotlivých oddelení.
QicsMilestones sa poskytuje so štandardnou sadou reportov. Okrem toho je možné použiť Power BI nástroj na vytvorenie reportov z dostupných informácií. V štandardnej sade môžete zobraziť nasledujúce informácie:
- Prebiehajúce práce podľa jednotlivých klientov,
- Prebiehajúce práce podľa obdobia,
- Prehľad prebiehajúcich prác pred fakturáciou, fakturované, prírastky a úbytky, zálohy, konečný zostatok WIP po fakturácii,
- zaúčtované hodiny podľa klienta a fakturované sumy podľa druhu práce,
- Produktivita na zamestnanca,
- Obrat na zákazníka v členení podľa rokov, činností atď.
- Počet hodín práceneschopnosti na zamestnanca,
- Dovolenka na zamestnanca,
- Rozpočet oproti zapísaným a/alebo fakturovaným hodinám,
- Výsledok na zákazníka/úlohu
- Priebeh projektu,
- Finančná prognóza.
Súbor štandardných reportov je možné vytvárať vo formáte PDF, Excel alebo Word. QicsMilestones má aj informačné obrazovky. Tie je možné nastaviť pre každého zamestnanca. Niektoré z týchto informačných obrazoviek ponúkajú možnosť exportu údajov do programu Excel. A napokon, QicsMilestones má rozsiahle prepojenie s Power BI. Na základe dátového skladu je v Power BI k dispozícii kompletný dátový model, ktorý možno použiť na nezávislý vývoj vlastných manažérskych informácií.
Áno, je možné pridať údaje z iných riešení, napríklad z finančného balíka. Ak máte v tejto súvislosti konkrétne otázky, obráťte sa na naše oddelenie podpory.
Existujú rôzne plány predplatného, od "Business" po "Enterprise". Existuje základná cena predplatného a cena za každého ďalšieho používateľa. Väčšina zákazníkov používa plán "Business Plus".
Implementácia QicsMilestones si vyžaduje čas, a preto si vyžaduje určitú investíciu. Jej výška závisí od zložitosti a veľkosti organizácie. Ak máte záujem o cenovú ponuku alebo odhad, kontaktujte nás.
Školenie zamestnancov možno využiť v praxi, ako aj na vytvorenie podpory medzi kolegami, ktorí budú softvér používať. Platí tiež, že želania jednotlivých organizácií sa natoľko líšia, že na to nemôžeme vydať štandardné sadzby. Aj v tomto prípade nás prosím kontaktujte.
Spravidla s vami musíme naplánovať dve veci: implementáciu a školenie. V závislosti od ročného obdobia môžeme zvyčajne začať v priebehu niekoľkých týždňov. V posledných mesiacoch roka je zvyčajne trochu viac práce, takže to môže trvať o niečo dlhšie.
Máte otázky týkajúce sa plánovania? Spýtajte sa ich tu.
QicsMilestones je plný možností a funkcie sa pridávajú alebo aktualizujú každý mesiac. Ak máte konkrétnu otázku, najlepšie je obrátiť sa priamo na nás.
Je tiež možné požiadať o predvedenie, pri ktorom možno vychádzať z vašej konkrétnej situácie.
QicsMilestones používa viac ako 250 organizácií, od malých až po veľké. Chcete sa s týmito úradmi skontaktovať? Kontaktujte nás.
Áno, náš helpdesk je k dispozícii každý deň. Môžeme poskytnúť podporu v holandčine a angličtine a slovenčine.
