Minulý týždeň som hovoril s priateľom, ktorý riadi veľkú účtovnícku firmu. Povedal mi, že čoraz viac sa uzatvárajú dohody o 'fakturovaní za pevnú cenu' za služby, ktoré poskytujú klientom. Klienti o to žiadajú, pretože nechcú mať neskôr žiadne prekvapenia. Ale majitelia účtovníckej firmy tiež vidia uzatváranie dohôd o pevnej cene ako spôsob, ako čeliť tlaku na hodinové sadzby. Ak už nie je možné udržať predkrízové hodinové sadzby, môžete stále dosiahnuť dobrú priemernú hodinovú sadzbu s dohodou o pevnej cene. Samozrejme, za predpokladu, že máte kontrolu nad hodinami, ktoré strávite. Existuje aj riziko, že vaša priemerná hodinová sadzba klesne na úroveň nákladov alebo pod ňu.
Môj priateľ si uvedomil, že uzatváranie dohôd o pevnej cene si vyžaduje oveľa lepšiu predkalkuláciu, aby ste predišli výraznému prekročeniu hodín. Pri fakturácii na základe 'času a materiálu' chcete stráviť čo najviac hodín. Pri dohode o pevnej cene chcete stráviť čo najmenej hodín, zatiaľ čo stále účtujete klientovi prijateľnú celkovú cenu za prácu. Poradil som mu, aby si najal projektového manažéra, alebo aspoň niekoho, kto dokáže myslieť ako projektový manažér, aby dohliadal na účtovníkov. Povedal, že to nie je bežná prax v účtovníckych firmách, ale stáva sa to čoraz viac potrebné.
Vidíme rovnaký trend (viac dohôd o pevnej cene, menej 'času a materiálu') aj v našom vlastnom podnikaní a u iných klientov. Získali sme značné skúsenosti s vykonávaním a riadením takýchto projektov. Tu sú 4 tipy na úspešné zvládnutie projektov s pevnou cenou:
1. Definujte a spravujte rozsah
V návrhu zahrňte nielen to, aké úlohy vykonáte, ale aj to, ktoré úlohy NIE sú v rozsahu projektu a preto nie sú zahrnuté v pevnej cene. To zjednodušuje diskusie o doplnkových prácach (a také diskusie vždy budú). Ak sa ocitnete v šedej zóne ('nie je to úplne jasné v návrhu'), moja skúsenosť je, že za doplnkové práce nemôžete účtovať. Ak je to jasne uvedené v návrhu A komunikujete to včas (predtým, než skutočne začnete s doplnkovými prácami), klient to vníma ako vyvíjajúce sa pochopenie a považuje za spravodlivé, aby sa za doplnkové práce účtovalo.
2. Merajte nielen 'vykonanú prácu', ale aj 'zostávajúcu prácu'
Na efektívne riadenie nestačí vedieť, koľko hodín bolo strávených v porovnaní s rozpočtom. Mali by ste sa, ideálne týždenne, pýtať všetkých členov projektu, koľko hodín je ešte potrebných na dokončenie úloh. Naša skúsenosť je, že samotná táto otázka zvyšuje povedomie o strávených hodinách, čo vedie k väčšej efektivite. Ak poznáte rozpočet, strávené hodiny a máte odhad potrebných hodín, viete tiež, čo očakávať pre vašu priemernú hodinovú sadzbu. A to je jediná sadzba, na ktorej záleží pri projekte s pevnou cenou.
3. Zabaľte svoje služby ako produkt
Skúste uvažovať o zoskupení úloh a ponúknutí ich klientovi ako 'produkt' s pevnou cenou. To dáva klientovi dôveru, že obsah a cena produktu boli starostlivo zvážené. Taktiež to umožňuje vlastníkovi firmy analyzovať dodané 'produkty' u viacerých klientov a zlepšovať tak cenu, ako aj produkt. Z marketingového hľadiska je mať produkty (aj keď ide len o definovanú sadu služieb) nevyhnutnosťou. Termíny ako 'Naši zamestnanci poskytujú vynikajúce služby za konkurenčné hodinové sadzby' nezaujmú zákazníkov. Ale 'Príprava finančných výkazov: 1 300 €' môže odštartovať skvelú kampaň.
4. Automatizujte!
Riadenie projektov s pevnou cenou si vyžaduje iný softvér, než len záznam a fakturáciu hodín. Účtovnícka firma nepotrebuje rovnaké nástroje ako stavebná firma na predkalkuláciu, ale ako bolo uvedené vyššie, získanie prehľadu pred, počas a po projekte je kľúčové pre dosiahnutie dobrých priemerných hodinových sadzieb v priebehu času. Podľa nášho názoru budú účtovníci čoraz viac používať rovnaké nástroje ako ICT alebo poradenské firmy, ktoré už roky pracujú s pevnými cenami.
Nie náhodou poskytujeme softvér, ktorý pomáha našim klientom riadiť projekty a zamestnancov a fakturovať hodiny aj projekty s pevnou cenou. Čoskoro (24. septembra) budú naše riešenia dostupné aj z 'Cloudu'. Pozrite si našu webovú stránku; radi vám pomôžeme dosiahnuť vašu ideálnu priemernú hodinovú sadzbu. Ste tiež veľmi vítaní na našom Dni vzťahov, kde vám vysvetlíme všetko o našom novom riešení a prechode do cloudu.
