Basisom príjmov služobne orientovaných organizácií (vrátane účtovníckych firiem) sú odpracované hodiny. Tieto sa často účtujú klientom na hodinovej báze. Aj v ne-služobne orientovaných organizáciách je čoraz bežnejšie, že sa zamestnanci žiadajú, aby sledovali svoj čas. To umožňuje presne priradiť náklady na prácu rôznym činnostiam. To znie logicky, ale v každodennej praxi je stále veľa čo zlepšovať.
Čo vám prináša dobrý systém časovej administrácie? V tomto článku zdôrazňujeme 10 dôležitých výhod dobrého systému časovej administrácie, ktoré sa môžu vzťahovať aj na vašu organizáciu.
1. Zvýšené príjmy
Možno sa to zdá samozrejmé: bez zaznamenania času stráveného na projekte nie je základ na fakturáciu odpracovaných hodín. Pri práci na projekte musí byť čas zaznamenaný v systéme časovej administrácie. Aj pri práci s pevnými cenovými dohodami je dôležité presne zdokumentovať strávený čas. To vám umožňuje posúdiť, či môže byť 'extra práca', ktorá môže byť fakturovaná samostatne počas fakturácie. To sa týka času stráveného na úlohách, ktoré nie sú zahrnuté v dohodnutej pevnej cene. Tým sa zabráni prehliadnutiu ďalších fakturovateľných prác.
2. Rýchlejšie prijatie nezaplatených faktúr
V rôznych odvetviach je bežné, že klient podpíše časový list alebo pracovný príkaz (automatizovaný alebo nie) na schválenie. Faktúru za poskytnuté služby možno následne okamžite zaslať. Klient musí iba overiť faktúru voči priloženým schváleným pracovným príkazom a/alebo časovým listom. To urýchľuje spracovanie a platbu faktúr. Tento princíp sa dá aplikovať aj pri 'odpojení' zamestnanca. Všeobecne sa práca na mieste znižuje otázky týkajúce sa faktúry. Keď klienti vizuálne svedčia o práci vašich zamestnancov, rýchlejšie uznávajú hodnotu a nevyhnutnosť poskytnutých služieb. Pre menej viditeľné úlohy je dôležité, aby vaši zamestnanci podrobne opísali, čo robili v časovej administrácii. Priložením špecifikácií k faktúre znižujete otázky a urýchľujete platbu.
3. Zníženie ne-faktuovateľných hodín
V každej služobne orientovanej organizácii sú úlohy, ktoré nemožno fakturovať klientovi. Tieto úlohy sú užitočné, ale ne-faktuovateľné, ako práca na internom projekte alebo podporné úlohy systémového administrátora alebo sekretárky. Okrem toho sú v systémoch časovej administrácie zaznamenané neproduktívne hodiny, ako napríklad dovolenka, nemocenská alebo 'idle time' (nedostatok práce). V praxi je rozhodujúce rozlíšiť medzi fakturovateľnými a ne-faktuovateľnými hodinami.
Predpokladajme, že kapacita vašej (účtovnej) kancelárie zodpovedá požiadavkám na pracovnú záťaž (s malým alebo žiadnym 'idle time'). Zvýšenie fakturovateľných hodín je možné iba znížením ne-faktuovateľných hodín. To možno dosiahnuť kritickým hodnotením týchto úloh a stanovením štandardných hodín. To zabezpečuje, že zamestnanci dodržiavajú špecifické časové rozpätia pri zaznamenávaní hodín, čím sa zabráni zneužívaniu 'interných' kategórií hodín pre nepracovné aktivity.
Nie je nezvyčajné, že zamestnanci účtujú fakturovateľné hodiny na interné projekty, buď preto, že považujú určité úlohy za klientské služby (a teda ne-faktuovateľné). Bohužiaľ, častejšie sa stáva, že zamestnanci robia to, aby sa vyhli prekročeniu rozpočtu spojeného s hodinami klienta, a tým sa vyhýbajú kritickým otázkam.
4. Prehľad o príspevku k hrubým ziskovým maržám projektov
Aby ste zabezpečili úspech vašej kancelárie, je zásadné pochopiť ziskovosť projektov. Každá (účtovná) kancelária vie z praxe, že v typickom roku predstavujú predzdanové zisky určitý percentuálny podiel príjmu (napr. 10-30%, v závislosti od právnej štruktúry). Porovnaním zaznamenaného času s fakturovaným časom získate rovnováhu. Pozitívna rovnováha naznačuje, že projekt prispieva nadpriemerne k ziskom. Negatívna rovnováha naznačuje, že hodiny boli odpisované. Je dôležité skúmať príčiny odpisov; efektívna práca môže naznačovať nedostatočné ceny, čo si môže vyžadovať prehodnotenie alebo úvahu o pokračovaní projektu. Ak odpisy presahujú normálne ziskové marže, projekt vás stojí peniaze, čo v podstate subvencuje klientskú prácu, čo je nežiaduce.
5. Prehľad o príspevku jednotlivých zamestnancov k hrubým ziskovým maržám
Robustný systém časového sledovania ponúka rôzne možnosti reportovania, vrátane správ poskytujúcich objektívne pohľady na výkonnosť zamestnancov z finančného hľadiska (nefinančné faktory tiež hrajú dôležitú úlohu, ale nie sú zaznamenané počas časového sledovania). Periodické hodnotenia zamestnancov (možno podľa úlohy) vykresľujú fakturovateľné hodiny na úlohu a príjem. Pri hodnotení a analýze týchto údajov by sa mali zohľadniť aj významné prekročenia rozpočtu spojené s úlohami, ktoré zamestnanec vykonáva.
6. Podpora 'nových spôsobov práce'
Emergujúci trend v mnohých organizáciách je 'nové spôsoby práce'. Zamestnanci čoraz viac očakávajú flexibilitu pracovať kedykoľvek a kdekoľvek, zladiť prácu a osobný život, vyhnúť sa dopravným zápcham alebo pracovať medzi stretnutiami na rôznych miestach.
Dobrý systém časovej administrácie uľahčuje flexibilné pracovné usporiadanie, umožňujúc zamestnancom pracovať kde a kedy preferujú. Podrobné časové záznamy overujú, či zamestnanci splnili očakávania. Je dôležitejšie overiť dokončenie úloh ako presný počet hodín v kancelárii. Prehľad o časovom výdaji zamestnancov je jednoduchý: platba klienta za fakturovanú prácu naznačuje spokojnosť so službami. Sťažnosti klientov naznačujú, že čas bol strávený, ale úloha nebola dokončená adekvátne.
7. Úspory v HRM čase
Robustný systém časovej administrácie zjednodušuje prístup k údajom o dovolenkách, nemocenských a nadčasových hodinách jedným kliknutím. Ručné výpočty a prehľadávanie zoznamov a súborov sú eliminované. Vy a vaši zamestnanci môžete kedykoľvek zobraziť aktuálne zostatky dovoleniek a nadčasových hodín. Ideálne je, aby schválené hodiny boli automaticky zadané do mzdového systému ako mesačné úpravy.
8. Prehľad o dostupnej kapacite
Integrácia časovej administrácie s plánovaním práce umožňuje monitorovanie dostupných hodín pre novú prácu alebo potenciálny 'idle time' v reálnom čase. Moderný systém sledovania času často obsahuje integrované plánovanie, čo uľahčuje správu kapacity. Môžu byť potrební dočasní zamestnanci, alebo zamestnanci môžu preberať interné projekty.
Napríklad v účtovných firmách je bežné, že 60% ročnej pracovnej záťaže sa uskutoční v prvej polovici roka. Druhá polovica často umožňuje zamestnancom využiť nahromadené dovolenky a nadčasové hodiny. Avšak dostupná práca nemusí úplne využiť dostupné hodiny. Plánovanie známych úloh poskytuje prehľad o zostávajúcich hodinách, čo umožňuje proaktívne opatrenia na prevenciu nevyužitého personálu.
9. Zvýšená spokojnosť zamestnancov
Nikto nemá rád sledovanie času, často považované za povinnosť. Zjednodušenie tohto procesu zvyšuje dodržiavanie pravidiel. Napríklad používanie aplikácie alebo prednačítanie plánovaných úloh do týždenných časových listov zjednodušuje zadávanie. Zamestnanci očakávajú flexibilitu pri zadávaní hodín (prostredníctvom laptopu, PC, tabletu alebo PDA). Softvér na plánovanie a sledovanie času v cloude podporuje toto očakávanie.
10. Zlepšená správa
Interné, robustné časové administrácie zabezpečuje, že všetky zmluvné hodiny sú zaznamenané a schválené autorizovanými osobami. Používanie systému sledovania času s vhodnými 'kontrolami a rovnováhou' zabezpečuje presné vykazovanie príjmov.
Na záver, robustný systém časovej administrácie prináša významné výhody. Qics sa snaží zjednodušiť váš život v plánovaní, sledovaní času, fakturácii a ukladaní údajov, poskytujúc nástroje na optimalizáciu vášho ľudského kapitálu.
