Čo je e-fakturácia a ako funguje?
V súčasnosti sa už mnoho faktúr posiela digitálne - napríklad prostredníctvom e-mailu a PDF - ale tieto formáty nie je možné ľahko čítať účtovným softvérom tak, aby mohli byť automaticky zaznamenané. Spracovanie PDF súboru stále vo všeobecnosti vyžaduje manuálne zadanie, čo je, samozrejme, časovo náročná úloha. PDF môže byť čítané aj pomocou OCR / Skenovania a rozpoznávania, ale stále to nesie isté riziko chýb. E-fakturácia funguje trochu inak ako digitálne odosielanie PDF. Pri e-fakturácii sa vytvorí špeciálny e-fakturačný súbor, ktorý môže byť priamo čítaný vaším účtovným alebo ERP softvérom.
Výhody e-fakturácie
Keď používate e-fakturáciu ako odosielateľ, môžete si byť istí, že vaša faktúra bude rýchlo a presne zaznamenaná. To znižuje riziko oneskorených platieb. Nižšia miera chybovosti tiež znamená, že vaša administratíva bude menej zaťažená komunikáciou o faktúrach. Ak stále fakturujete na papieri, ušetríte výrazne na papieri a poštovných nákladoch. A samozrejme, e-fakturácia je lepšia pre životné prostredie. Od 1. januára 2017 sú noví dodávatelia pre holandskú vládu povinní odosielať faktúry prostredníctvom e-fakturácie. Hlavným dôvodom je "bezpečnosť", aj keď všetky výhody úspor nákladov platia aj pre prijímateľov.
Ako funguje e-fakturácia?
Ako už bolo spomenuté, e-faktúry sú vytvárané podľa konkrétneho štandardu. Štandard, ktorý používame v Holandsku a ďalších európskych krajinách, je založený na XML a nazýva sa UBL (Universal Business Language). Vo svete existujú aj iné štandardy založené na XML.
PEPPOL
Aby sa predišlo problémom spôsobeným rôznymi štandardmi, európska vláda vyvinula štandard, s ktorým môže pracovať takmer každý. Výsledkom je sieť PEPPOL. Prostredníctvom tejto siete môžu pripojené firmy a vlády vymieňať obchodné dokumenty. Príkladom je faktúra UBL. Každý, kto chce odosielať a prijímať faktúry cez PEPPOL, potrebuje identifikačné číslo. To je možné získať iba s vládnym identifikačným číslom, čo znemožňuje odosielanie falošných faktúr. Okrem toho by chyby pri doručovaní faktúr kvôli preklepom a pravopisným chybám mali byť minulosťou.
E-fakturácia prostredníctvom QicsMilestones
Ak používate QicsMilestones na sledovanie času, plánovanie a fakturáciu, môžete vytvárať faktúry vo formáte UBL. To je dôležitý krok smerom k e-fakturácii. Potom sa budete musieť pripojiť aj k sieti PEPPOL.
Pripojenie k sieti PEPPOL je možné len prostredníctvom "prístupového bodu". Prístupový bod môžete prirovnať k mobilnému operátorovi alebo poskytovateľovi internetových služieb.
QicsMilestones si vybralo eVerbinding ako svoj prístupový bod. Ak chcete fakturovať prostredníctvom siete PEPPOL, poskytnú vám potrebné identifikačné číslo PEPPOL.
Chcete vedieť viac?
Chcete sa dozvedieť viac o e-fakturácii/e-billingu prostredníctvom siete PEPPOL? Potom kontaktujte nás!
