Dodanie projektu v rámci rozpočtu, včas a s požadovanou kvalitou je vždy výzvou. Či už ide o IT projekt, interný projekt alebo stavebný projekt, rovnaké problémy a úskalia sa vyskytujú všade. V tomto článku popisujeme šesť bežných chýb, ktoré môžu viesť k problémom pri úspešnom dodaní projektu.
1. Nejasný Rozsah
Projektový plán opisuje aktivity, ktoré sa majú vykonať pre projekt. Ale popisuje tiež jasne, čo nie je zahrnuté v aktivitách a preto nie je naplánované alebo rozpočtované? Zabezpečte veľmi jasnú definíciu rozsahu a overte ju s klientom. Nejasný rozsah vedie k rôznym očakávaniam, ako v rámci tímu, tak aj medzi tímom a klientom. Diskusie o dodatočnej práci sú problémové, ak projektový plán umožňuje viacero interpretácií.
2. Zapojenie Projektového Manažéra Príliš Neskoro
Často je rozdiel medzi úspešným a zlyhávajúcim projektom v príprave. Zle pripravený projekt je odsúdený na neúspech. Projektový manažér je školený na identifikáciu potenciálnych problémov v harmonograme. Preto ho zapojte do projektu pred predstavením projektového plánu klientovi. Predstavovať plán projektovému manažérovi bez predchádzajúceho preskúmania nie je dobrý nápad. Projektový manažér sa pokúsi „vyťažiť z toho najlepšie,“ ale prospeje všetkým — vám, klientovi a projektovému manažérovi — ak sa vopred budete veľmi kritickí k plánovaniu a časovému harmonogramu.
3. Nedostatočné Získanie Podpory Od Projektového Tímu
To, čo platí pre projektového manažéra, platí do určitej miery aj pre projektový tím zodpovedný za vykonanie: čím skôr zapojíte kľúčové osoby projektu, tým väčšia je šanca na úspech. Často je napätie medzi „predajom“ a tímom zodpovedným za vykonanie projektu. Predaj má záujem predať projekt, niekedy predpokladá najvýhodnejší scenár. V dôsledku toho tím projektu nemusí mať dostatok príležitostí vyjadriť svoje obavy. Snažte sa získať podporu od tímu, ktorý bude vykonávať prácu vopred; to zabráni mnohým interným sporom a problémom s vykonaním.
4. Nedostatok Jasného Aktuálneho Stavu
Jedným z faktorov úspechu v riadení projektov je, ako rýchlo sa identifikujú problémy a ako rýchlo sa môžu riešiť. Ak máte nejasný obraz o aktuálnom stave („Myslím si, že sme na správnej ceste“), riskujete veľa. Čím neskôr identifikujete problémové miesto, tým ťažšie je opraviť kurz. Preto si udržiavajte jasné pochopenie: koľko času bolo stráveného, koľko času zostáva, sú kritické cesty ohrozené?
5. Podceňovanie Závislostí
Najkomplikovanejšie faktory v projekte sú závislosti na „iných.“ Závislosti na dodávateľoch, čiastočných dodávkach, mať správne zdroje, logistika, spätná väzba od klienta — tieto sú komplexné, pretože na ne často nemáte priamu kontrolu a pretože je ťažké určiť, či spôsobia oneskorenia alebo problémy v projekte. Podceňovanie závislostí alebo neinvestovanie času do ich sledovania výrazne zvyšuje pravdepodobnosť, že závislosti vážne narušia projekt, ak niečo pôjde zle mimo tímu projektu. Riadenie vlastného projektového tímu je rovnako dôležité ako riadenie všetkých projektových záležitostí mimo tímu.
6. Slabá Komunikácia
Uprostred všetkého niekedy zabudneme na efektívnu komunikáciu. Nie každý, kto by mal byť informovaný, má správne informácie, s dôsledkami, ktoré to prináša. Slabá komunikácia s klientom je rovnako škodlivá pre projekt ako slabá komunikácia v rámci projektového tímu. Komunikácia je zodpovednosťou každého člena projektu, nielen projektového manažéra. Je to obojsmerná ulica.
Majte na pamäti vyššie uvedené pasce pri vašom ďalšom projekte a snažte sa o dokonalý projekt: dodaný včas, v rámci rozpočtu a k plnej spokojnosti klienta.
QicsMilestones
V spoločnosti Qics neustále vyvíjame softvér, ktorý pomáha poskytovateľom obchodných služieb pracovať efektívnejšie a lepšie riadiť projekty.
