Dodanie úspešného ICT projektu včas, v rámci rozpočtu a s požadovanou kvalitou je ľahšie povedať ako urobiť. Vyžaduje to realistické rozpočty, dosiahnuteľné termíny, efektívne riadenie projektov, minimálnu neprítomnosť, jasné prerozdelenie úloh, explicitné dohody, schopných jednotlivcov a zvládnuteľné závislosti.
Ak niektorý z týchto aspektov zaostáva, celý projekt je ohrozený tlakom, zlyhaním alebo finančnými stratami. Navyše, pri pevne stanovenom počte ľudí môžu oneskorenia v jednom projekte rýchlo viesť k problémom v inom. Niet divu, že počas rokov sa vyvinuli rôzne metódy na udržanie kontroly nad týmito ICT projektmi. V tomto článku popisujeme, ako môže softvér pomôcť pri efektívnom riadení ICT projektov.
Metódy riadenia projektov
Predtým sme spomenuli niekoľko faktorov ovplyvňujúcich úspech ICT projektu, pričom „dobré riadenie projektov“ je kľúčové. Toto je možno najdôležitejší faktor kvôli jeho dopadu na kontrolu plánovania a dodania projektu. Dobré riadenie projektov zabezpečuje, že projekt začína dobre (s dôkladným rozpočtovaním, nastavením realistických termínov, vytváraním jasných dohôd a zostavením schopného tímu) a efektívne rieši nevyhnutné prekážky (ako zabezpečenie náhrad za neprítomnosti a udržiavanie jasnej komunikácie počas eskalácií). Je nevyhnutné zapojiť projektového manažéra do všetkých fáz, nielen keď sa objavia problémy, ktoré si ostatní všimnú. Žiaden softvér ani metodológia nemôžu napraviť chybný začiatok spôsobený oneskoreným zapojením.
Ďalej je potrebné určiť metodológiu, ktorú sa má použiť. „Agilný“ projekt vyžaduje iný prístup než typický „vodopádový“ projekt. Agilné projekty prijímajú vyvíjajúce sa poznatky, zatiaľ čo vodopádové projekty predpokladajú prednastavené špecifikácie, ktoré sa zriedka menia. Preto musí byť metodológia riadenia projektov dobre zosúladená s projektom.
Softvér na riadenie projektov
Pre projektového manažéra je kľúčové mať prístup k informáciám o stave projektu. Tieto informácie musia byť dostupné ešte pred začatím projektu. Otázky ako realistické termíny dodania projektových fáz, požadované kompetencie, dostupné zdroje a závislosti potrebujú jasné odpovede. Dobrý softvér na riadenie projektov poskytuje tieto informácie.
Je dôležité, aby tento softvér poskytoval prehľad o pokroku a obsadení projektov, ktoré sú spustené súčasne alebo postupne. Zdroje sú často zdieľané, čo umožňuje tej istej osobe pracovať na viacerých projektoch súčasne. Zameranie sa len na „vlastný“ projekt môže prehliadať kritické informácie z iných projektov, čo môže ohroziť „vlastný“ projekt.
Predpokladajme, že softvér dokáže vytvoriť realistický plán v rámci rozdelenia úloh (vrátane rozpočtovania v peniazoch a čase), pričom zohľadňuje požadovanú kapacitu pre iné projekty. To vytvára pevnú základňu pre úspešné spustenie projektu, ale nestačí to. Po začatí projektu potrebuje projektový manažér neustály prehľad o pokroku projektu. Je nevyhnutné monitorovať nielen hodiny strávené na úlohe v porovnaní s rozpočtovanými hodinami, ale aj zostávajúce hodiny potrebné na dokončenie každej úlohy. Ak úloha, ktorá bola rozpočtovaná na 200 hodín, už spotrebovala 150 hodín, môže sa zdať, že je dobré, ak je úloha dokončená. Avšak, ak je ešte odhadovaných 100 hodín potrebné na dokončenie úlohy, je potrebné okamžite konať, aby sa predišlo prekročeniu rozpočtu a termínov.
Žiadne izolované ostrovy
V podstate, efektívny softvér na riadenie ICT projektov nielenže dohliada na projekty, ale aj skúma plánovanie, rozpočtovanie, výdavky a očakávania v rámci každého projektu. To si vyžaduje prepojenie plánovania s časovým sledovaním a možnosť zaznamenať „zostávajúcu prácu“. Integrácia plánovania s časovým sledovaním ponúka ďalšiu kľúčovú výhodu: predvyplnením pracovných výkazov zamestnancov plánovanými úlohami sa zamestnancom ľahšie sledujú ich hodiny. Vyplňovanie pracovných výkazov nie je nikomu koníčkom, takže zníženie prekážok je prospešné.
V praxi často chýba prepojenie medzi plánovaním a časovým sledovaním. Plánovanie môže byť vykonávané v Exceli alebo MS Project, zatiaľ čo samostatný systém spravuje časové sledovanie. Aj keď rozpočet z Excelu môže byť prenesený, zvyčajne ide o celkovú sumu namiesto podrobného rozdelenia v rámci štruktúry úloh, čo komplikuje priradenie hodín k konkrétnym komponentom projektu. Zložitosť pridáva čas, ktorý by mal byť ideálne využitý na získanie skorého prehľadu o pokroku projektu.
Rýchla akcia šetrí peniaze
Kľienti veľmi ocenia včasné hlásenie problémov podporené jasnými, komplexnými prehľadmi. Oneskorované oznámenia o dodatočných hodinách alebo oneskorených dodávkach (keď sú prekročenia už faktom) znižujú pravdepodobnosť dodatočného pridelenia rozpočtu a môžu byť vnímané ako neprofesionálne a nezvratné. Napokon, „Prečo som bol informovaný neskôr?“ nemá uspokojivú odpoveď, ak skutočným dôvodom je rozsiahla manuálna práca potrebná na sledovanie pokroku. Avšak, informovanie klienta vopred o očakávaných prekročeniach rozpočtu a navrhovanie stratégií na riešenie problémov zvyšuje pravdepodobnosť schválenia dodatočného rozpočtu.
Integrácia fakturácie
Napokon, efektívny softvér na riadenie projektov by mal byť integrovaný s fakturačnými systémami. Fakturované sumy sú dôležité nielen pre finančné oddelenia, ale aj pre projektových manažérov. Predstavte si projekt, ktorý je fakturovaný na základe „hodín vynásobených sadzbou“. Ak sú všetky strávené hodiny skutočne fakturované, fakturované sumy poskytujú málo manažérskych poznatkov. Avšak, nezhody, kde sú fakturované hodiny viac alebo menej než skutočne strávené, poskytujú projektovému manažérovi dve čísla na monitorovanie: dodatočné hodiny/náklady vzniknuté realizáciou projektu (rozpočet vs. realizácia) a extra hodiny/náklady ovplyvňujúce klienta (rozpočet vs. fakturácia). V závislosti od príjemcu by mal byť projektový manažér pripravený s vhodnými informáciami.
Analýza a učenie
Projekt, ktorý sa uskutoční zajtra, by mal ideálne prebiehať hladšie ako dnešný, učením sa z chýb a implementovaním úspešných metód. Riadenie projektov nekončí dokončením projektu. Preskúmanie uzavretých projektov a ich porovnanie s podobnými projektmi poskytuje body na zlepšenie a osvedčené postupy aplikovateľné na budúce plánovanie a vykonávanie. Pri výbere softvéru na riadenie projektov zvážte schopnosti na reportovanie a analýzu, integráciu týchto nástrojov s plánovaním, časovým sledovaním a fakturačnými databázami. To robí tabuľky Excelu pre každý projekt nepraktickými: samostatné údaje komplikujú integráciu s inými projektovými údajmi alebo údajmi z rôznych systémov.
QicsMilestones
V spoločnosti Qics vyvíjame cloudový softvér, ktorý pomáha ICT spoločnostiam a iným poskytovateľom služieb pracovať efektívnejšie a udržiavať kontrolu nad projektmi. Vyskúšajte QicsMilestones zadarmo.
