Ako podnikateľ ste získali skvelú novú zákazku od klienta, fiškálnu poradenskú úlohu, ktorá bude trvať niekoľko mesiacov. Ako zabezpečíte, že zostanete "pod kontrolou" vášho projektu?
Máte ročné úlohy pre veľký počet klientov, ktoré sú rozpočtované a vykonávané podľa pevného rámca. Ako sú na tom marže týchto projektov?
Dva príklady požadovaného výstupu, začínajúc jasnými dohodami s vašimi klientmi, ktoré sú následne zdokumentované v prehľadnej projektovej administrácii. Správna a kompletná dokumentácia zaručuje prehľad od kalkulácie až po konečnú fakturáciu. Prvky, ktoré charakterizujú dobrú projektovú administráciu, sú zhrnuté v nasledujúcich bodoch:
- Projektová karta
- Projektový tím a projektový manažér
- Aktivity
- Sadzby
- Rozpočet
- Harmonogram
Projektový tím
Určujete, ktorí zamestnanci budú vykonávať aktivity a rovnako dôležité, kto je konečne zodpovedný za celý projekt. V niektorých prípadoch nemusí byť okamžite jasné, kto je počas stanoveného obdobia k dispozícii, ale viete, že potrebujete niekoho so špecifickou odbornou znalosťou. Napríklad v prípade fiškálnej poradenskej úlohy viete, že by to mal byť ideálne senior daňový poradca.
Okrem toho sa často stretávam so situáciami, kde nie je nikto pridelený zodpovednosti za projekt. Priradenie projektového manažéra zabezpečí, že všetci členovia projektu budú vedieť, kto riadi rozpočet, harmonogram a obsahové aspekty. S projektovým manažérom sa dohodnete na pravidelnom podávaní správ o týchto aspektoch, čím udržíte projekt "pod kontrolou".
Aktivity
Dohody, ktoré ste uzavreli s klientom, sú zdokumentované v návrhu. Tento návrh uvádza aktivity, ktoré vykonáte, a sadzby, za ktoré ich môžete fakturovať. Táto úroveň podrobností by mala byť tiež dostupná na projektovej karte, aby mal projektový tím kontrolný mechanizmus pri zaznamenávaní hodín. Znížte počet dostupných aktivít na minimum. Viac možností nevedie k lepšie zaznamenaným hodinám alebo prehľadnejším faktúram. Ak je to potrebné, váš klient sa odkáže späť na skôr prediskutovaný návrh pri kontrole faktúry.
Sadzby
To, čo platí pre aktivity, platí aj pre sadzby. Akonáhle poznáte dohody, ktoré ste uzavreli, nakonfigurujte tieto sadzby na projektovej karte predtým, než členovia projektu začnú zaznamenávať hodiny. Tým sa zabráni potrebám robiť opravy neskôr pri fakturácii.
Rozpočet
Ak máte možnosť zaznamenať rozpočet na projektovej karte, zabezpečí to, že projektový manažér a členovia tímu budú zodpovední za vykonanú prácu a čas na ňu vynaložený. Ak tieto údaje nie sú známe, ako môže projektový manažér udržať projekt "pod kontrolou"?
Klienti mi často hovoria, že členovia projektu nemusia poznať rozpočet. Stačí, ak ho pozná projektový manažér. Verím však, že v projekte člen tímu slúži svojmu klientovi (projektovému manažérovi). Ak manažér požiada zamestnanca, aby vykonal účtovné úlohy pre klienta, zamestnanec by mal položiť otázku "Koľko času na to mám?". Predpokladajme, že rozpočet pre tieto úlohy je 20 hodín, ale zamestnanec odhaduje, že to bude trvať 25 hodín. V takom prípade môže projektový manažér urobiť rozhodnutie. Možnosti zahŕňajú zvýšenie rozpočtu o "nefakturovateľnú položku" alebo návrat ku klientovi s vysvetlením, prečo to nemožno urobiť do 20 hodín. Osoba, ktorá bude prácu vykonávať, môže tento argument najlepšie obhájiť.
Harmonogram
Poznajú sa dohodnuté rozpočty, projektová karta je úhľadne pripravená a chcete, aby členovia projektu začali vykonávať aktivity. Uistite sa, že v systéme je harmonogram na úrovni zamestnanca alebo kompetencie, aby všetci členovia projektu presne vedeli, aká je doba trvania a želaný termín. Opäť, členovia projektu by mali uviesť, ak sa domnievajú, že napríklad doba trvania je nereálna. Toto bude potom potrebné prediskutovať s projektovým manažérom.
Projektový tím môže začať!
Členovia projektu začínajú svoju prácu, zaznamenávajú svoju časovú registráciu denne a na projektovej karte teraz môžete vidieť:
- Ktoré aktivity/úlohy sa týkajú tohto projektu
- Koľko hodín je rozpočtovaných pre každú úlohu
- Aká sadzba je dohodnutá pre každú úlohu
- Koľko hodín je zaznamenaných
- Aký je rozdiel medzi rozpočtom a realizáciou (v hodinách a sumách)
- Koľko zostáva z pôvodného rozpočtu
- Ako ďaleko práca pokročila v projekte
Táto metodika sa vzťahuje na rôzne projekty a môže slúžiť ako šablóna pre vytvorenie silnej projektovej administrácie.
