V poslednej dobe došlo v účtovníckom odvetví k jasnému posunu od zákaziek založených na dodatočnom výpočte k zákazkám s pevnou cenou. Tento vývoj prebieha v iných sektoroch, najmä v ICT sektore, už dlhší čas. Jeden z našich klientov, administratívna kancelária pre malé a stredné podniky, samostatne zárobkovo činné osoby a súkromných klientov, už vykonáva všetku prácu na základe pevnej ceny, kde sa mesačne fakturujú pevné sumy ako druh 'predplatného'. Táto kancelária je zatiaľ výnimkou. Zvyčajne vidíte kombináciu zákaziek založených na dodatočnom výpočte a zákaziek s pevnou cenou. V mnohých organizáciách sa percento zákaziek s pevnou cenou v poslednej dobe zvyšuje.
Zákazky s pevnou cenou, vo forme predplatného, majú výhodu zníženia výkyvov mesačných príjmov. To vedie k predvídateľnejším príjmom a peňažným tokom. Nevýhodou samozrejme je, že môžete stráviť viac hodín na zákazke, ako ste naplánovali, a nemôžete za tieto extra hodiny fakturovať.
Pre zákazky s pevnou cenou je ešte dôležitejšie stráviť na úlohe čo najmenej času, pričom sa zachová aspoň rovnaká kvalita ako pri projekte založenom na dodatočnom výpočte. Okrem toho je dôležité, aby fakturácia zákaziek s pevnou cenou vyžadovala čo najmenej úkonov.
Prechod od dodatočného výpočtu k zákazkám s pevnou cenou si vyžaduje, aby organizácie urobili určité úpravy. Napríklad, aké sú dôsledky pre interné postupy? Čo sa mení v každodenných operáciách? Ako ich možno optimalizovať a ako môže prispieť automatizácia?
Pre zákazky s dodatočným výpočtom je nevyhnutné, aby boli všetky časové výkazy odovzdané pred vytvorením návrhov faktúr. Ak nie je časový výkaz odovzdaný, tie hodiny nie sú zahrnuté do návrhov faktúr a pravdepodobne budú fakturované až o mesiac neskôr.
Keďže po odovzdaní všetkých časových výkazov musí byť fakturácia vykonaná čo najrýchlejšie, odovzdané hodiny sa často kontrolujú iba globálne. Hodiny sa dôkladne posudzujú počas fakturácie starostlivým prezeraním každého návrhu faktúry a opravou, kde je to potrebné (pridanie, odstránenie, odloženie atď.).
Pre zákazky s pevnou cenou už fakturácia nezávisí od odovzdaných časových výkazov. Fakturujete predsa nie hodiny, ale dohodnuté sumy splátok s klientom. Bez ohľadu na to, či všetci odovzdali svoje časové výkazy, môžete generovať návrhy faktúr. Avšak pri fakturácii zákazky s pevnou cenou nebudete vykonávať rovnaké kontroly ako pri zákazke založenej na dodatočnom výpočte.
Tieto kontroly sú tiež kľúčové pre zákazky s pevnou cenou. Všetky hodiny musia byť stále riadne skontrolované. Keďže sa táto kontrola nevykonáva počas fakturácie, musí sa vykonať v inom čase. Konkrétne je potrebné skontrolovať, či hodiny spadajú do rozsahu projektu. Ak nie, tieto hodiny musia byť buď zaúčtované na iný projekt, alebo označené ako doplnková práca, aby mohli byť stále fakturované.
Pre pozorného čitateľa: včasné odovzdanie časových výkazov je teda dôležité nielen pre projekty s dodatočným výpočtom. Včasné odovzdanie časových výkazov je tiež kľúčové pre projekty s pevnou cenou. Ak nie sú všetky časové výkazy odovzdané, vyššie uvedená kontrola nemôže byť plne vykonaná.
V mnohých firmách má posledné slovo deklarant, ale ešte častejšie partner. Tí tiež chcú zmeniť rozhodnutie prijaté počas schvaľovania hodín o tom, či niečo spadá do rozsahu projektu a malo by byť preto fakturované ako doplnková práca pre projekty s pevnou cenou. Robia to na základe prehľadu schválených hodín.
Niekto z používateľov QicsMilestones, cloudového riešenia pre registráciu času a fakturáciu od Qics, vyjadril želanie vidieť počas fakturácie projektu s pevnou cenou nielen splátku, ktorá sa má fakturovať. Títo používatelia chcú, aby návrh faktúry pri zákazke s pevnou cenou tiež ukazoval, ktoré hodiny boli zaúčtované na projekt, aby mohli počas fakturácie rozhodnúť o označení a fakturácii hodín ako doplnkovej práce, ak je to potrebné. Táto funkcia bude čoskoro pridaná do QicsMilestones.
Na záver niečo o hodnotení ziskovosti projektov s pevnou cenou. Projekty s pevnou cenou sú často hodnotené na základe dosiahnutej priemernej hodinovej sadzby. Qics už dostal prvú RFI (žiadost o informácie), v ktorej sa uvádza, že priemerná hodinová sadzba je dôležitým KPI (kľúčovým ukazovateľom výkonnosti) pre túto spoločnosť. RFI tiež žiada, ako poskytované riešenie tento problém rieši. QicsMilestones má štandardnú správu, ktorá zobrazuje priemernú hodinovú sadzbu pre projekty s pevnou cenou (a pre projekty s dodatočným výpočtom). Pomocou tejto správy možno ľahko vyhodnotiť ziskovosť projektov s pevnou cenou!
