Účtovníci, právnici, konzultanti, architekti, upratovači a ďalší poskytovatelia obchodných služieb zarábajú značnú časť svojich príjmov predajom hodín. Čiastka fakturovaná zákazníkovi je priamo spojená s počtom hodín, ktoré strávili prácou pre svojich klientov. Je jednoduché priamo preniesť tieto zaznamenané hodiny, čo je praktické a spravodlivé. Dohodnete sa na hodinovej sadzbe s klientom, sledujete svoje hodiny, administrácia zostaví faktúru, kde sú tieto hodiny násobené dohodnutou hodinovou sadzbou, a keď je faktúra zaplatená, práca je dokončená.
Viac než iba fakturácia za hodiny
Dnes sú cenové dohody a zmluvné formy čoraz zložitejšie. Existujú pevné cenové dohody, predplatné, dodatočné práce, punch karty, úrovne, špičkové a mimo špičkové sadzby, výkonnostné bonusy a niekoľko ďalších kreatívnych spôsobov účtovania hodín. Všetky tieto cenové dohody a zmluvné formy tiež robia fakturáciu zložitejšou: najprv je potrebné dokumentovať cenové dohody, a fakturačný systém, pri generovaní návrhov faktúr, musí tieto dohody zohľadniť. Napríklad, ak zapisujete hodiny na projekte fakturovanom na pevnej cene, nechcete vidieť tieto hodiny na faktúre, pokiaľ sa netýkajú dodatočnej práce. Niektoré softvérové systémy dokážu túto logiku spracovať, ale stále sa stretávame s mnohými spoločnosťami, kde takmer každá návrhová faktúra potrebuje úpravu, aby bola fakturovaná v súlade s dohodnutými podmienkami.
Fakturácia teraz
Predpokladajme, že softvér aspoň pripravuje správne návrhy faktúr. Ďalším krokom je (možno) upraviť a schváliť ich. U našich klientov (poskytovatelia služieb s 2 až 1 000 zamestnancami) sa fakturácia zvyčajne vykonáva raz mesačne. Na prvý pracovný deň v mesiaci sa schvaľujú hodiny s cieľom odoslať faktúry do prvého týždňa mesiaca. Takže, aj keď sú všetky cenové dohody zdokumentované a fakturačný softvér tieto dohody zohľadňuje pri generovaní návrhov faktúr, trvá pár dní, kým sú faktúry odoslané. Tento proces by mal byť rýchlejší.
Inovácie
V posledných rokoch sa softvérové vylepšenia zameriavali na dve úzke miesta: schopnosť zaznamenávať (a interpretovať) rôzne kreatívne cenové dohody (ako je uvedené v druhom odseku tohto článku) a možnosť digitálne doručovať a platiť konečnú faktúru prostredníctvom elektronickej fakturácie, elektronických schránok alebo online bankovníctva. Teraz, keď boli nájdené riešenia pre tieto úzke miesta, sa zaoberáme ďalším problémom: ako čo najrýchlejšie dokončiť návrhy faktúr.
Od návrhu po konečnú faktúru
Vidíme niekoľko možností na zrýchlenie procesu:
- Automatizujte fakturáciu
Časť faktúr by mohla byť automaticky schválená a odoslaná bez zásahu používateľa. Toto sa vzťahuje napríklad na predplatné. Pokiaľ je zmluva aktívna, faktúra musí byť odoslaná pravidelne. Namiesto prípravy návrhov faktúr, ktoré sú hromadne schválené, by mohla byť faktúra odoslaná priamo. - Fakturujte dokončené fázy okamžite
Pre pevné cenové dohody sú dohodnuté aj momenty fakturácie. Tieto momenty často závisia od stavu projektu. Namiesto mesačnej fakturácie (a čakania na signál projektového manažéra) by ste mohli nastaviť softvér na odoslanie faktúry okamžite po dokončení úlohy (napríklad dodanie fázy 1). - Fakturujte ad-hoc práce okamžite
To isté platí pre ad-hoc prácu: klient zavolá s relatívne malým zadaním. Čas je strávený, ktorý musí byť účtovaný jeden na jeden. Tieto hodiny tiež nemusia čakať až do začiatku nasledujúceho mesiaca, aby boli fakturované. Akonáhle sú hodiny schválené manažérom, faktúra môže byť automaticky odoslaná. Len ak klient očakáva, že bude mať viac ad-hoc hodín v priebehu mesiaca, je vhodné zhromaždiť hodiny na mesačnú faktúru.
Všetky tieto inovácie majú za cieľ zahrnúť (časovo náročné) kontrolné momenty iba pre návrhy faktúr, ktoré skutočne potrebujú byť skontrolované. Očakávam, že sa ušetrí približne 40% času v procese schvaľovania a odosielania faktúr, vzhľadom na to, že čoraz väčšia časť práce sa fakturuje na základe pevných cien.
Inteligentné softvérové riešenia
Stručne povedané, stále je veľa miesta na úsporu času a zníženie administratívneho zaťaženia. V Qics neustále pracujeme na zlepšení obchodných procesov prostredníctvom inteligentných softvérových riešení. S QicsMilestones rozsiahlo inovujeme v plánovaní, registrácii času a fakturácii. Sledujte našu webovú stránku pre tieto a ďalšie inovácie!
O autorovi
Eddy Plasier je komerčný riaditeľ spoločnosti Qics bv a úzko sa podieľa na vývoji nových produktov a aplikácií.
