V poslednej dobe sa čoraz častejšie stretávam s pojmom „Najlepšie praktiky“. Práca s „Najlepšími praktikami“ znamená, že využívate skúsenosti iných na svoje vlastné rozhodovanie. Na tom niečo je. Môže to výrazne uľahčiť rozhodovanie a skrátiť čas potrebný na implementáciu softvéru. Okrem toho, používaním „Najlepších praktík“ múdro umlčíte tých, ktorí sa snažia vynachádzať koleso znova alebo trvajú na tom, že súčasný spôsob práce by mal byť štandardom.
Dám vám príklad: IT spoločnosť na Curacau sa rozhodla prejsť na náš softvér, čím nahradila softvér a pracovné procesy, ktoré používali viac ako 10 rokov. Boli sme pripravení na dlhý zoznam požiadaviek a prianí, ktoré sme potom museli adekvátne preložiť do možností nášho softvéru. Pri spoločnosti s 100 zamestnancami, ktorá pôsobí v rôznych krajinách a používa viacero mien, to môže byť náročné. Avšak, verili, že sa môžu spustiť s len niekoľkými dňami konzultácií. My sme boli skeptickí, oni optimistickí. Zvyčajne je to naopak.
Riaditeľ povedal: „Krátko vysvetlím, ako momentálne pracujeme, ale väčšinu z toho môžete okamžite zabudnúť. Potom chcem vedieť, ako vaši najúspešnejší klienti nastavili a používajú softvér. Váš softvér je určený pre firmy ako tá naša. Nemáme túžbu ani čas vynachádzať koleso. Preto, ak bude treba, prispôsobíme všetky naše procesy na optimálne využitie nového softvéru.“ A tak sa aj stalo. Od toho momentu sa diskusia netočila okolo toho, ako by sme mali nastaviť softvér na základe ich procesov, ale o tom, ako by mali prispôsobiť svoje procesy, aby softvér optimálne využili.
Všetko v duchu „Najlepších praktík.“ Napríklad nás požiadali o príklad najčastejšie používaného vzhľadu faktúry a špecifikácie. Nahradili sme logo na tomto vzhľade ich logom, prispôsobili písmo a vzhľad bol pripravený. Pýtali sa nás, ako sa presne vypočíta práca v pokroku, a na základe toho sa rozhodli, ako všetko finančne zaevidovať. Do dvoch mesiacov, s menej ako 4 dňami konzultácií z našej strany, boli v prevádzke. Tím kľúčových používateľov sa snažil stať sa odborníkmi na softvér, a podarilo sa im to. Každý týždeň plánujeme niekoľko konferenčných hovorov, ktoré trvajú najviac hodinu, aby sme odpovedali na akékoľvek zostávajúce otázky. Z nášho pohľadu ideálny proces.
Samozrejme, nie je ľahké prispôsobiť procesy v celej organizácii, ale som presvedčený, že vízia riaditeľa je správna: využiť všetky existujúce znalosti, aplikovať ich a potom doladiť na základe vlastných preferencií. Toto základné rozhodnutie sa prijíma a monitoruje zhora nadol. Často vidíme pravý opak: „staré“ procesy sú považované za posvätné, konfliktné záujmy v pracovných skupinách paralyzujú rozhodovací proces, čo vedie k zdĺhavým (a nákladným) implementáciám.
Každý má rád inovácie, pokiaľ všetko zostáva rovnaké. Rozhodli sme sa zdokumentovať „Najlepšie praktiky“ okolo implementácií a používať ich ako sprievodcu pre nové implementácie. S klientmi, ktorí chcú rýchlo začať a sú ochotní inovovať svoje procesy, môžeme postupovať rýchlo. Ďakujeme nášmu klientovi na Curacau!
