Dajte si pár minút (tým, že si prečítate obsah tohto článku), aby ste nechali odpoveď na vyššie uvedenú otázku do seba vstúpiť.
Začiatok nového roka je už za nami. Cíti sa, akoby sme práve dokončili posledné novoročné pečivo, ale pohľad na kalendár ukazuje, že prvý štvrťrok je už v plnom prúde.
Ruch našich denných rutín, vrchol účtovných úloh na jar v účtovnej firme a faktúry, ktoré treba každý mesiac zasielať, sú legitímne dôvody, prečo sa práve teraz nesústrediť na našu vnútornú organizáciu. To však nie je múdre. Často používam metaforu, že je potrebné premyslieť smer, ktorým sa uberáte, skôr než začnete bežať. Ak totiž bežíte nesprávnym smerom, musíte prejsť veľmi dlhú cestu späť, aby ste sa konečne dostali na požadované miesto.
Vlastne to isté platí aj pre plánovanie, zaznamenávanie času a fakturáciu práce vás a vašich zamestnancov. Napríklad plánovanie úloh sa stále často vykonáva v tabuľkách MS Excel, zaznamenávanie času v mnohých spoločnostiach nie je ešte podporované prostredníctvom smartfónov alebo tabletov a fakturácia úloh je veľmi zložitá, čo bráni rýchlemu odoslaniu faktúr. Čím skôr sa faktúra odošle, tým skôr sú peniaze na vašom účte.... Toto je čoraz dôležitejšie, pretože banky od začiatku úverovej krízy poskytujú menej veľkorysé (prevádzkové kapitálové) financovanie.
Dosiahnutie požadovanej dobrej vnútornej organizácie si na začiatku vyžaduje malé úsilie navyše, ale po implementácii požadovaných úprav sa vám to mnohonásobne vráti (vďaka štrukturálnym časovým úsporám, menej chýb v spracovaní, lepším prehľadom o vašej produkcii vedúcim k lepším rozhodnutiam, flexibilnejšej fakturácii, ktorá vedie k maximálnemu výnosu, atď.).
V tomto článku sa stručne zaoberáme niekoľkými zrejmými 'rýchlymi výhrami' pri používaní správneho softvéru na plánovanie, zaznamenávanie času a fakturáciu.
Plánovanie
V mnohých organizáciách sa na plánovanie úloh stále používajú tabuľky MS Excel a plánovacie tabule. Netreba hovoriť, že je to neefektívne (všetky údaje musíte manuálne zadávať každý rok, aj pre každoročne sa opakujúce úlohy).
Pri zaznamenávaní rôznych fáz úlohy do 'rozpadovej štruktúry' môžete rozpočtovať a plánovať na úrovni úloh. Zaznamenané hodiny sa porovnávajú s rozpočtom a plánovaním. Rýchlo vidíte, čo bolo vynaložené a čo ešte treba vynaložiť. Prekročenie termínov a rozpočtu je okamžite viditeľné, rovnako ako obsadenosť, pod a nadkapacita. Ak potrebujete zmeniť plánovanie, následky pre zostávajúce úlohy sú okamžite jasné.
Najmä v rušných (jarných) obdobiach vám to pomôže splniť svoje záväzky a sľuby zákazníkom. Vďaka rýchlemu prehľadu o počte hodín, ktoré je ešte potrebné vyplniť v plánovaní, môžete predvídať tiché obdobia. To vám umožňuje včas premýšľať o krokoch, ako tento čas využiť platenou alebo inou užitočnou činnosťou. Koniec koncov, hodina, ktorá uplynula, nemôže byť dodatočne zisková (rovnako ako napríklad prázdna hotelová izba nemôže následne generovať ďalší príjem).
Zaznamenávanie času
Zaznamenávanie času nebude pre väčšinu ľudí nikdy hobby. Softvér na zaznamenávanie času by preto mal odstrániť čo najviac prekážok, aby ste vy a vaši zamestnanci boli každý deň aktuálni v účtovaní odpracovaných hodín. Len tak budete mať každý deň všetky potrebné manažérske informácie o prebiehajúcich projektoch/úlohách.
Ako odstrániť tieto prekážky? Nechajte plánované hodiny vrátiť sa ako návrhové hodiny do časového hárka. Myslite na zaznamenávanie času kdekoľvek a kedykoľvek prostredníctvom prehliadača, smartfónu alebo tabletu. Nechajte zaznamenávateľa času vidieť len tých zákazníkov a úlohy, na ktorých pracuje. Označte úlohy ako obľúbené, aby ste na ne rýchlejšie zaznamenali čas. Použite funkciu 'pretiahni a pust', keď zaznamenávate čas, alebo kopírujte a upravujte často používané hodiny.
Fakturácia
Cieľom je uzavrieť mesiac čo najrýchlejšie. Je dôležité, aby ste mohli na prvý pohľad vidieť v softvéri na zaznamenávanie času, či boli všetky hodiny zaznamenané, a aby sa automaticky odosielali správy tým, ktorých hodiny sú neúplné. Mimochodom, mali by ste zvážiť, prečo fakturácia nie je vykonávaná dynamicky. Prečo čakať na odoslanie faktúry až po uzavretí mesiaca, keď ju môžete odoslať hneď po dokončení úlohy?
Dni štandardného fakturovania na základe nákladov a prirážky sú za nami. Dnes sa používa rôzne cenové dohody:
- Fixné sumy, kde chcete vidieť priemernú dosiahnutú hodinovú sadzbu na takejto úlohe po jej dokončení.
- Zálohové faktúry a následné vyrovnanie záloh.
- Opakujúce sa sumy, ako sú predplatné a zmluvy. Tie by sa mali automaticky indexovať a predlžovať.
- Fakturácia za hodinu s použitím sadzieb zamestnancov, projektov, typov práce a zákazníkov alebo ich kombinácie.
‘Cenotvorba na základe hodnoty’ je nový štandard a váš softvér na zaznamenávanie času by to mal podporovať.
V účtovných firmách je bežné, že návrhy faktúr sa upravujú pred odoslaním konečnej faktúry klientovi. Je dôležité, aby softvér podporoval pridávanie a odoberanie množstiev a súm. V praxi sa to často označuje perom (čo je naozaj zastarané), po čom niekto iný vykoná požadované úpravy, ktoré nakoniec schváli partner (alebo ich znova zmení; v takom prípade by sa mali pôvodné množstvá a sumy obnoviť. Poznámka: mnohé softvérové balíky na zaznamenávanie času a fakturáciu túto dôležitú funkciu nepodporujú).
Okrem toho sa v praxi fakturačné riadky presúvajú, prenášajú z jedného návrhu faktúry na iný, upravujú sa podrobnosti (ako zamestnanci a popisy) alebo sa pridávajú fakturačné riadky. Netreba hovoriť, že softvér by to mal umožniť a na konečnú faktúru by nemal byť potrebný žiadny per.
Ideálne by mal fakturátor vidieť na obrazovke pri návrhu faktúry, čo už bolo fakturované kumulatívne, aký je rozpočet a čo bolo fakturované minulý rok (aby nepotreboval mať pri sebe alebo so sebou rôzne zoznamy, zložky atď., keď sa zaoberá návrhmi faktúr).
Skutočne efektívne to bude, ak sa na štandardné úlohy použijú štandardné fakturačné texty a budete mať disciplínu tieto texty nezmeniť. Potom už len stačí určiť, či sú fakturované sumy v rámci dohodnutých rozpočtov, po čom môže byť faktúra odoslaná.
Samozrejme, môžete zvýšiť spokojnosť zákazníka vytvorením krásnych, prehľadných faktúr vo vlastnom firemnom štýle, prepojením rôznych rozložení faktúr s rôznymi zákazníkmi alebo úlohami a určením, či sa faktúra posiela e-mailom alebo poštou.
V mojej každodennej praxi stále vidím mnoho spoločností a/alebo účtovných firiem, kde sa zanedbáva plánovanie, zaznamenávanie času a fakturácia, čo vedie k malému alebo žiadnemu riadeniu vykonávania úloh a či zostávajú v rámci dohôd s klientom a nakoniec, nejasné a pomalé fakturovanie. Čím skôr je faktúra odoslaná po dokončení úlohy a čím jasnejšia je, tým jednoduchšie a rýchlejšie klient faktúru zaplatí.
Toto môžete ľahko dosiahnuť tým, že zabezpečíte, aby ste pracovali so správnym softvérom, kde sú plánovanie, zaznamenávanie času a fakturácia integrované a vy a vaši zamestnanci máte pocit, že softvér je tu pre vás a nie naopak.
Ak teraz dospejete k záveru, že je skutočne čas kriticky preskúmať softvér, ktorý používate, rád by som vás upozornil, že výber správneho softvérového balíka často zahŕňa použitie dopytového výberu RFI (Stiahnite si príklad dotazníka, aby ste mohli začať). Upozorňujeme, že aj keď softvérový program spĺňa všetky
