Často kladená otázka počas implementácie nášho softvéru na sledovanie času a fakturáciu je, ako môže firma optimalizovať výsledky svojich projektov. Táto otázka okamžite vyvoláva nasledujúce otázky:
- Čo je projekt (administrácia)?
- Aké sú aktuálne výsledky a aký je požadovaný výsledok?
Odpovede na tieto otázky pomáhajú organizácii zvoliť správny typ projektu a nastaviť a monitorovať projekt.
1. Čo je projekt (administrácia)?
Prísna definícia projektu je, že povaha práce je jednorazová a cieľ projektu sa dosahuje v rámci konkrétneho časového rámca.
V praxi je širšou aplikáciou, že ide o koncepciu kontajnera na spravovanie práce, hodín a sadzieb. V ICT alebo účtovníckej firme je rozdelenie zvyčajne nasledovné:
- Klient platí fixnú sumu pravidelne (napr. mesačne) a má prístup k softvéru.
- Klient platí odhadovanú sumu vopred. Po dokončení práce sa rozdiel vyrovná.
- Klient platí za poskytnuté služby na hodinu.
Dobrá projektová administrácia tvorí základ pre efektívne monitorovanie výsledku projektu. Vyberte typ projektu, ktorý vyhovuje podnikaniu, a zabezpečte, aby bolo nastavenie projektu možné realizovať s čo najmenším počtom kliknutí a aby bolo ľahko interpretovateľné.
Udržiavanie projektovej administrácie je špecialitou. Vo veľmi veľkých organizáciách sú na tento účel dokonca menovaní samostatní projektoví kontrolóri. Pravidlom však je „udržiavať veci jednoduché“.
2. Aké sú aktuálne výsledky a aký je požadovaný výsledok?
Hodnotenie výsledku projektu sa líši v závislosti od typu projektu. Pri fixných sumách sa zameriava na maržu projektu, teda rozdiel medzi fakturovanými sumami na jednej strane a realizovanými hodinami za predajnú alebo nákladovú cenu na strane druhej. Pri predfakturovaných sumách ide nakoniec o hodiny, a rovnako ako pri hodinových službách, projekt sa dá monitorovať nastavením rozpočtu a jeho porovnaním s aktuálnymi hodinami.
Základom pre optimalizáciu projektovej administrácie (a teda výsledku projektu) je podnikateľský plán. Jeden z ukazovateľov pre fixné sumy môže byť napríklad súčasná marža 5 %, ale organizácia sa snaží pracovať efektívnejšie a dosiahnuť maržu 8 %. Ďalším príkladom je, že priemerné prekročenie rozpočtu tímu je 10 %, ale malo by byť v súlade s priemerom organizácie 2 %. Iba nastavením merateľných cieľov má zmysel podrobne skúmať projektovú administráciu.
Okrem toho zabezpečte dobré reporty a dashboardy na meranie výsledkov projektu. Vybavte manažment a projektových lídrov správnymi nástrojmi. Optimalizácia sa dá dosiahnuť prostredníctvom „rýchlych výhier“, ale je to neustály proces zlepšovania.
