Sedel som s klientom a diskutovali sme, ako optimalizovať monitorovanie projektov v ich spoločnosti. Konverzácia sa rýchlo presunula k rôznym položkám hodín, ktoré vytvárali ich projektoví manažéri. Projektoví manažéri mali autonómiu rozhodovať o položkách hodín a vytvárali nové kódy pre každý projekt. Výsledkom bolo, že počet položiek vzrástol na viac ako tisíc.
Časť rady bola zvážiť zavedenie jedného jednotného zoznamu, ktorý by bol výrazne kratší. Avšak dotknutý riaditeľ bol silne váhajúci. Nechcel zbytočne obmedzovať projektových manažérov, pretože najlepšie vedeli, čo klienti chcú vidieť na faktúrach.
Nerozbiehajte predaj sendvičov cez noc
Nesúhlasil som s týmto pohľadom. Každá spoločnosť má svoje hlavné podnikanie, ktoré pozostáva z niekoľkých štandardných aktivít. Relatívne malá časť práce je nestandardná. Účtovná firma spravuje administratívu a audituje finančné výkazy. Softvérová spoločnosť vytvára, testuje a udržiava softvér. Položka hodín ako "predaj sendvičov" sem nepatrí.
Výhody pevnej kategorizácie zahŕňajú:
Jednoduchosť riadenia
Čím menej položiek hodín je, tým menej je čo riadiť. V príklade vyššie museli byť položky periodicky blokované. Mnohé položky mali podobné popisy, ako napríklad "Konzultácia," "Poradenstvo" a "Návrh poradenstva." Všetky tieto popisy mohli byť nahradené jednou položkou hodín.
Presný zápis hodín
Vstup hodín by mal byť čo najjednoduchší, aby sa minimalizovala pravdepodobnosť chýb pri zadávaní. Ak sa každýkrát, keď zapisovateľ času musí rozhodnúť, ktorý kód použiť pre každý projekt, trvá to dlhšie na zadanie hodín do systému. Ak existuje konzistentná terminológia pre "poradenskú" položku v každom projekte, zadávanie hodín sa stáva oveľa jednoduchším.
Jasné a transparentné faktúrovanie
Citácia je rozdelená do sekcií, ktoré jasne ukazujú klientovi, ktoré úlohy sú vykonané a za aké náklady.
Začlenené hodiny sa objavujú na faktúre (špecifikácii) s rovnakými popismi (t.j. položkami), čo umožňuje klientovi vidieť na prvý pohľad, že účtované hodiny zodpovedajú tomu, čo bolo ponúknuté a dohodnuté v cenovej ponuke.
Účinné monitorovanie projektov
Rozpočet zodpovedá cenovej ponuke, takže zaznamenané hodiny poskytujú prehľad o marži medzi rozpočtom a skutočným výkonom. Predĺžením línie z cenovej ponuky sa stáva možné porovnať jednotlivé úlohy a projekty. Projektoví manažéri sa môžu poučiť z tohto a nemusia znova vynaliezat koleso pre každý projekt.
Manažérske informácie
Reportovanie naprieč projektmi poskytuje prehľad, pretože použité položky sú podobné (bez ohľadu na projekt). To tiež umožňuje lepšie odhadnúť, či by sa mali v budúcnosti upraviť dohodnuté ceny a ktorí projektoví manažéri potrebujú podporu pri realizácii svojich projektov.
Po predstavení týchto argumentov bol riaditeľ presvedčený, že nepredávam len prázdne sľuby, a namiesto toho sme to označili ako "Poradenstvo" na faktúre!
