Ako náhle sú hodiny zaznamenané na projekte, generujú sa údaje o výrobe. "Výroba" je tiež názov tabuľky v Power BI, kde sa tieto údaje nachádzajú. Okrem toho budete potrebovať tabuľku 'projekt' na filtrovanie údajov pre správny projekt. Použitím tabuliek 'výroba' a 'projekt' môžete vizualizovať zaznamenané hodiny a sumy na projekte rôznymi spôsobmi, ako sú zamestnanec, týždeň, mesiac alebo položka. Ak chcete prejsť na úroveň jednotlivých záznamov hodín, tabuľka 'detaily výroby' sa stáva dôležitou, umožňujúc vám získať podrobné popisy záznamov hodín. Okrem hodín môže reporting zahŕňať aj fakturovateľné versus ne-fakturovateľné hodiny alebo očakávané príjmy a náklady.
Avšak, prosím, berte na vedomie, že 'výroba' je odlišná od 'fakturácie'. Zaznamenaná hodina nevedie vždy k faktúre a fakturované sumy nepochádzajú vždy z zaznamenanej výroby. Preto prehľady výroby nemusia byť vždy zdieľané s klientmi.
Fakturácia
Na externé reporting sa zvyčajne používa tabuľka 'fakturácia'. Obsahuje všetky fakturované riadky pre projekt, vrátane hodín, nákladov a míľnikov, ktoré boli skutočne fakturované. Tieto údaje môžu byť tiež segmentované podľa zamestnanca, času, položky, nákladového strediska alebo čísla faktúry, čo vám umožňuje poskytnúť klientom prehľad o fakturovaných hodinách kedykoľvek a v akomkoľvek formáte.
Rozpočty
Nezbytnou súčasťou efektívneho reportovania projektu je porovnanie skutočných nákladov s dohodnutými rozpočtami. QicsMilestones ponúka viacero metód na stanovenie rozpočtov, pričom najpodrobnejšie je rozpočtovanie na úrovni úloh, ktoré bude pokryté v nasledujúcej časti. Projekty môžu mať rozpočtové alokácie v čase alebo peniazoch a tieto rozpočty sa nachádzajú v tabuľke projektu. Okrem toho môžu byť rozpočty priradené na úroveň zamestnanca.
Tieto rozpočty môžete porovnať s údajmi z tabuľky fakturácie. Hodiny zaznamenané, ale ešte nevyfakturované môžu byť potenciálne zahrnuté do porovnania rozpočtu versus skutočné náklady. Na tento účel využite tabuľku 'detaily výroby', filtrujte pre schválený stav výroby, aby ste zobrazili iba hodiny, ktoré ešte neboli spracované.
Monitorovanie pokroku s úlohami
Použitím úloh v projekte môžete vytvoriť najpodrobnejšie správy o pokroku. Každá úloha môže mať svoj vlastný rozpočet a výroba a fakturácia môžu byť rozdelené podľa úlohy. To vám umožňuje rozdeliť váš projekt na množstvo menších úloh, z ktorých každá je rozpočtovaná a porovnateľne analyzovaná.
Skutočná sila spočíva v pravidelnom nahlasovaní projektových členov o tom, koľko práce zostáva na dokončenie úloh. To poskytuje prehľad o rozpočte, výdavkoch, dodatočnej práci alebo použitých efektívnostiach—čo umožňuje včasné zistenie dodržiavania rozpočtu projektu alebo potenciálneho prekročenia. Čím skôr tieto signály dorazia k projektovému manažérovi, tým lepšia šanca na korekciu kurzu.
Fixné cenové projekty
Projekty fakturované nie na hodinovej báze, ale na fixnej cene predstavujú špeciálnu kategóriu. Aj tu je užitočné porovnať 'rozpočet' versus 'skutočné náklady', prípadne aj rozpočtovanie na úrovni detailov úloh. Na rozdiel od projektov fakturovaných spätne, v tabuľke 'fakturácia' sa zobrazujú len míľniky. Preto priamo porovnávate výrobu s rozpočtom. Na efektívne vyhodnotenie fixných cenových projektov použite metriku 'priemerná hodinová sadzba'. Táto metrika je celková fakturovaná suma delená všetkými hodinami zaznamenanými na projekte, poskytujúca jedinú hodnotu pre úspech alebo neúspech projektu.
Prebiehajúce projekty
V rámci fixných cenových projektov sú aj prebiehajúce projekty s pravidelným príjmom (napr. zmluvy alebo predplatné). Podobne ako fixné cenové projekty, porovnajte rozpočet s výrobou počas určeného obdobia (napr. ročne). Táto analýza pomáha posúdiť, či poplatky za údržbu sú v súlade s vykonanými službami ročne. Uistite sa, že príjmy a náklady sú v súlade v rovnakom reportovacom období pre zmysluplné porovnania. Formuly môžu rozdeliť ročné poplatky do dvanástich mesačných poplatkov, ktoré sa potom môžu porovnať mesačne s výrobou.
Interné projekty
Reportovanie projektov nie je obmedzené len na externé projekty. Rovnaké princípy sa vzťahujú aj na interné projekty. Navyše, sledovanie neproduktívnych hodín na interných projektoch poskytuje prehľad—napríklad sledovanie sick leave alebo distribúcie ročných dovoleniek počas roka.
Analýza portfólia
Okrem jednotlivých projektov je možné agregovať reportovanie projektov naprieč projektmi. Konzistentný prístup zahŕňa kategorizáciu všetkých projektov (napr. retrospektívne, fixná cena, údržba) v QicsMilestones. To zabraňuje porovnaniu nesúvisiacich projektov a uľahčuje reportovanie, ako je priemerné cenovanie pre termínové projekty alebo výsledky rozpočtu pre retrospektívne projekty.
Dataset Power BI pre QicsMilestones ponúka množstvo dimenzií na porovnávanie projektov, vrátane porovnávania podľa oddelenia, projektového lídra alebo nákladového strediska.
Chcete sa dozvedieť viac?
Okrem reportovania projektov podporuje kombinácia QicsMilestones a Power BI širokú škálu analýz, reportov a dashboardov. To zahŕňa prehľady o kapacite zamestnancov, produktivite a fakturabilite, plánovaní versus skutočné náklady a oveľa viac.
Máte záujem objaviť tieto a ďalšie možnosti? Kontaktujte nás pre osobnú diskusiu o tom, ako môžu naše produkty prospieť vašej organizácii.
<a data-udi="umb://document/37701bcf8233497490446654e733f901" href="/{localLink:umb://document/37701bc
