Milujem systematiku a poriadok. Ak nejaký postup funguje dobre pre mňa, rád ho udržujem. Malý príklad toho je spôsob, akým varím. Starostlivo prečítam recept, usporiadam všetky ingrediencie, zapnem hudbu a až potom začnem krájať a miešať. Rutina je príjemná, ale zmena môže byť tiež dobrá. Našťastie ma moja práca ako konzultanta softvéru v Qics núti byť otvorený zmenám, a to mnohým zmenám. Každé dva týždne je k dispozícii nová verzia QicsMilestones, nášho softvéru na časové registrácie, fakturáciu a plánovanie, a každý týždeň je náš tím u nového klienta s jeho vlastnou firemnou kultúrou.
Pri implementácii je prvým krokom analýza pracovných procesov, ako sú projektové riadenie, zapisovanie a schvaľovanie času a metódy fakturácie. Analýza vedie k návrhu. Tento návrh je dynamická zmes vyvíjajúcich sa procesov a funkcií, ktoré sa majú implementovať pomocou nového softvéru. Neoddeliteľnou súčasťou implementácie je často potrebná zmena myslenia zamestnancov. Jednou z kľúčových podmienok úspešnej implementácie je prijatie týchto zmien zamestnancami. Čo to znamená v praxi?
Prvým krokom, mapovanie pracovných procesov, si vyžaduje dôkladné preskúmanie súčasných praktík. Napríklad schvaľovanie a fakturácia hodín. V praxi sa vyvinuli určité zvyky, ktoré často už v súčasnej situácii nemajú účel. "Toto sme vždy robili takto." "Predchádzajúci projektový manažér to chcel takto." "V minulosti to bolo požiadavka klienta, že sme..." Je to požiadavka počas implementácie, ale často náročné objektívne vyhodnotiť vlastné metódy.
Okrem toho, získanie nového softvéru znamená zohľadnenie rôznych funkcií a (ne)možností, ktoré organizácia musí zohľadniť. V svetle týchto nových funkcií je užitočné priorizovať priania a požiadavky. Dobrý spôsob, ako rozlíšiť medzi nevyhnutnými a menej nevyhnutnými vlastnosťami, je napríklad použitie metódy MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have). Určité požiadavky na fakturáciu, ako napríklad jasný formát faktúry, majú vyššiu prioritu na zozname prianí ako voľné textové pole na karte zamestnanca.
Po všetkom predbežnom výskume a porovnávaní softvéru je projektový tím často trochu odtrhnutý od každodenných praktík a skutočných koncových používateľov (písačov času, administráciu, deklarantov). Tým myslím tých, ktorí sa nezúčastnili na získaní alebo analýze pracovných procesov. Možno sa zúčastnili, ale vzhľadom na všetky ich každodenné úlohy bolo ťažké nájsť dostatok času na prehľad všetkých aspektov a dopadov nového softvéru na časové registrácie a fakturáciu.
Pri zvažovaní prijatia všetkých zmien je zdravá dávka kritiky bežná a dôležitá pre dosiahnutie požadovaných zlepšení. Niektorý odpor je typicky pevnou súčasťou procesu implementácie. Avšak, veci môžu ísť zle, ak je odpor vysoký, pričom dôvody na spoluprácu by mali mať väčšiu váhu. Často je odpor viac emocionálny než objektívny, čo sťažuje jednotlivcovi vidieť zlepšenia, ktoré sú pred nami.
Ak implementácia nemá dostatočnú podporu od zamestnancov, môže to výrazne frustrovať pokrok a výsledky. Jediný spôsob, ako zabrániť tomu, aby uvoľnený 'varný' moment skončil v nechutnej večeri, je zabezpečiť, aby všetci zainteresovaní v projekte zostali motivovaní. Byť jasný ohľadom možných výsledkov, zdôrazniť očakávané prínosy a nevýhody, udržiavať prehľad o veľkom obraze, byť transparentný ohľadom požadovaných snáh a predovšetkým ukázať angažovanosť. Implementácia softvéru je kolektívny výkon pre kolektívny výsledok.
