Servisné organizácie ako účtovnícke firmy, administratívne kancelárie a poradenské firmy boli tradične zvyknuté fakturovať čas strávený na úlohách na základe hodín vynásobených sadzbou. V posledných rokoch však tento príjmový model prešiel rýchlymi zmenami. Klienti už nie sú ochotní dať svojmu poradcovi bianco šek, aby neskôr zistili, že hoci dostali dobrú poradenskú správu, účtovnú závierku alebo daňové priznanie, celková suma na faktúre nezodpovedá ich očakávaniam. Čo to pre vás znamená, pokiaľ ide o štruktúru vašej organizácie, kontrolu nad vašou organizáciou a vašu stratégiu?
Pri tradičnom modeli fakturácie podľa hodín je riadenie organizácie relatívne jednoduché. Na začiatku roka odhadnete dostupnú kapacitu (s prihliadnutím na sviatky, dovolenky a choroby), určíte hodinové sadzby pre každého a nastavíte štandardy produktivity. To vám umožní naplánovať ročný príjem.
Počas roka porovnávate dosiahnutý príjem (hodiny vynásobené sadzbou) s rozpočtom (celkovo a na úrovni jednotlivých zamestnancov a/alebo oddelení) a porovnávate ho s inými obdobiami (mesačne oproti predchádzajúcim obdobiam a kumulatívne oproti minulému roku). Pri analýze odchýlok sa zameriavate najmä na akýkoľvek nevyužitý čas a posudzujete, či sú potrebné úpravy. Je dôležité si uvedomiť, že stratený čas sa nedá spätne získať. Príjem stratený kvôli nevyfakturovanému dňu je natrvalo preč.
Pri plánovaní kontrolujete, či dostupná kapacita zodpovedá pracovnej záťaži. Ak nie, úlohy musia byť preplánované (v prípade podvyužitia) alebo je potrebné podniknúť ďalšie obchodné kroky na vyplnenie medzier v harmonograme (v prípade preťaženia).
Zatiaľ nič nové pod slnkom.
Prečo by ste mali opustiť tradičný model fakturácie podľa hodín?
Klienti sú stále hlasnejší. Internet robí svet stále transparentnejším, vrátane služieb, ktoré ponúkate. S niekoľkými kliknutiami môže klient vidieť, kto sú vaši konkurenti a za akých podmienok sú ochotní vykonať rovnakú prácu. To vás núti prispôsobiť svoju stratégiu. Koniec koncov, ak neurobíte nič, vaši konkurenti to urobia.
Krok 1 je ponúknuť svojim klientom viac istoty.
To sa dá dosiahnuť prácou s dohodami o pevnej cene. Váš klient vopred vie, aká bude suma za požadovanú službu (napríklad poradenskú správu, účtovnú závierku alebo daňové priznanie). Čas strávený (pre vášho klienta) už nehrá rolu. Fakturovaná suma je pevná. Kde v minulosti ste boli motivovaní tráviť čo najviac času na úlohe (čím viac hodín, tým vyššia faktúra), teraz ste motivovaní stráviť čo najmenej hodín na úlohe. To si vyžaduje iné myslenie a prístup k riadeniu.
Krok 2 je viac sa zamerať na pridanú hodnotu služby.
Niekedy je úloha časovo náročná, ale výpočet hodín vynásobených sadzbou vedie k faktúre, ktorú klient vníma ako neprimerane vysokú. Na druhej strane, poradenská služba môže vyžadovať málo prípravy (môžete ju mať už pripravenú z poradenstva inému klientovi), ale klientovi ušetrí alebo zarobí veľa peňazí. V takýchto prípadoch klient zvyčajne nemá problém s faktúrou, ktorá je oveľa vyššia, ako očakával na základe stráveného času.
Toto efektívne vedie k fakturácii produktov (cenník s pevnými sadzbami pre ‘štandardné’ produkty). Niekoľko príkladov zahŕňa:
- Správa miezd: poplatok za výplatnú pásku
- Vypracovanie pracovnej zmluvy a pod.: pevný poplatok
- DPH priznania: poplatok za priznanie
- Vedenie finančných záznamov: poplatok za transakciu
- Založenie spoločnosti s ručením obmedzeným: pevný poplatok
Krok 3 je využiť príležitosť na posilnenie vzťahu s klientom a zvýšenie predvídateľnosti vášho príjmu.
To sa dá dosiahnuť uzatváraním predplatných s vašimi klientmi. Viete mesačne, čo môžete fakturovať, a odstránite bariéru pre vášho klienta, aby vás kontaktoval, keď má otázku. Vytvára to pokoj vo vzťahu, ktorý udržiavate so svojím klientom. Váš klient už nedostáva sporadicky vysoké faktúry, ktoré pravdepodobne vedú k sporom, ale skôr pevný (nízky) mesačný poplatok.
Dôležitosť sledovania času
Spomínané alternatívne metódy fakturácie tiež vyžadujú úpravu v riadení vašej organizácie. V extrémnych prípadoch by odstránenie hodín vynásobených sadzbou znamenalo, že vaši zamestnanci už nebudú musieť sledovať svoj čas. Faktúra, ktorá sa má odoslať, už nemá priamy vzťah s časom, ktorý sa má stráviť. Myslím si však, že toto je zatiaľ krok príliš ďaleko. Ak sa práca vykonáva na základe pevnej ceny, stále budete potrebovať interné rozdelenie času na posúdenie, či príspevok prispieva k vášmu zisku. Avšak sledovanie času môže byť zjednodušené, pretože je potrebné menej detailov o tom, kde bol čas strávený na úrovni úlohy. Môžete sa dokonca dohodnúť, že v záznamoch času budú uvedené iba akékoľvek ďalšie práce. Za túto ďalšiu prácu môže byť následne odoslaná ďalšia faktúra.
Softvér, ktorý používate na zaznamenávanie času a vytváranie faktúr, musí samozrejme podporovať rôzne dohody o fakturácii (dohody o pevnej cene, ďalšia práca, predplatné, zálohové platby a vyrovnania, poplatok za výplatnú pásku (z podporného mzdového softvéru), poplatok za daňové priznanie (DPH, mzdová daň, korporátna daň), poplatok za transakciu v administrácii (prepojené s administratívnym balíkom na stanovenie prepojenia s počtom transakcií) atď.).
Je tiež dôležité nastaviť rozpočty podľa typu práce v softvéri na sledovanie času, aby ste si udržali kontrolu nad realizáciou a stavom práce pre klienta. Ak sa totiž všetky hodiny nedajú automaticky fakturovať na základe fakturácie podľa hodín, je dôležité počas roka monitorovať, či sa práca vykonáva v rámci dohodnutých rozpočtov. To sa dá dosiahnuť iba porovnaním strávených hodín s plánovanými hodinami.
