Pred niekoľkými rokmi boli účtovné firmy v popredí pri zdokonaľovaní procesu sledovania času a fakturácie. Udržiavanie prehľadu o rozpracovanosti, flexibilita pri spracovaní návrhov faktúr a prehľad o produktivite: účtovné firmy požadovali a dostali tieto funkcie dávno predtým, ako ich implementovali iné odvetvia, ako sú ICT a poradenstvo. Účtovné firmy vyšľapali cestu pre ďalších poskytovateľov obchodných služieb, ktorí ochotne prevzali manažérske mechanizmy, ktoré účtovníci vyvinuli.
Stanovenie smeru prostredníctvom zmlúv o pevnej cene
Teraz účtovné firmy opäť hľadajú zlepšenia, hlavne kvôli posunu od „účtovania za hodinu“ k zmluvám o pevnej cene. Riadenie projektov realizovaných za pevné ceny vyžaduje zásadne odlišný prístup v porovnaní s fakturáciou založenou na odpracovaných hodinách. Úlohy sa teraz obrátili: poskytovatelia obchodných služieb, ako sú ICT firmy, ktoré sú už roky zvyknuté pracovať s pevnými cenami, predplatnými a produktmi, teraz vedú cestu. Čo sa môžu účtovné firmy od nich naučiť a k akým zmenám to povedie? V skratke, ako bude v budúcnosti vyzerať proces sledovania času a fakturácie pre účtovné firmy?
Iný pohľad na produktivitu
Po prvé, zmení sa zameranie na produktivitu. Dlho bol počet produktívnych hodín na zamestnanca jedným z kľúčových ukazovateľov ziskovosti účtovnej firmy. Aby boli projekty s pevnou cenou čo najziskovejšie, cieľ by mal byť opačný: čo najmenej produktívnych hodín na projekt. Zamestnanec, ktorý dokáže úspešne dokončiť projekty s najmenším počtom produktívnych hodín, je najcennejší. Koniec koncov, dosahuje najvyššiu priemernú hodinovú sadzbu. Efektivita bude cieľom. Predtým to nebolo až také dôležité: ak bola kvalita konečného produktu uspokojivá, hodiny a priamo s nimi spojená faktúra sa ľahko ospravedlnili. S rastúcim počtom zmlúv o pevnej cene sa efektivita stáva kľúčom k úspechu: firma, ktorá dokáže dodať špičkovú kvalitu s najmenšími zdrojmi (čas/peniaze), pritiahne zákazníkov a nastaví latku pre svojich konkurentov.
Zameranie na priemernú hodinovú sadzbu
Hodnota sa tiež pripisovala dodatočným fakturáciám: ako produkcia porovnáva s fakturáciou? Pri zmluvách o pevnej cene neexistujú žiadne dodatočné fakturácie. Čiastka, ktorá má byť fakturovaná, je pevne stanovená. Posudzovanie dodatočných fakturácií na úrovni firmy je teda menej relevantné ako ukazovateľ. Namiesto toho sa pozornosť môže zamerať na realizovanú priemernú hodinovú sadzbu: vydelíte príjem všetkými hodinami potrebnými na dosiahnutie tohto príjmu. To poskytuje dobrý obraz o dosiahnutej efektivite pri „fixných poplatkoch“ aj „účtovaní podľa hodín“. Priemerná realizovaná hodinová sadzba sa stáva kľúčovým ukazovateľom pre účtovné firmy. Ak rastie, efektívnejšia práca sa automaticky dosahuje.
Štandardizácia je výzva
Práca so zmluvami o pevnej cene zahŕňa definovanie a sledovanie rozsahu projektu. Rovnako ako v stavebníctve a IT je bežné dohodnúť sa so zákazníkmi na tom, ktoré úlohy sú zahrnuté do zmluvy o pevnej cene a ktoré nie. Úlohy, ktoré nie sú zahrnuté, môžu byť fakturované ako dodatočná práca. Tento prístup si vyžaduje štandardizáciu: ak sú s každým zákazníkom uzatvorené rôzne dohody pre rovnaký typ projektu, je veľmi ťažké pre zamestnancov správne zaznamenávať a fakturovať dodatočnú prácu. Navyše, rôzne dohody sťažujú porovnanie rovnakého typu projektov. Porovnávanie je nevyhnutné na dosiahnutie efektivity: ako, s akými ľuďmi a zdrojmi môžu byť projekty vykonávané čo najefektívnejšie? Keď sa tieto lekcie naučia, môžu byť aplikované na všetky ostatné podobné projekty.
Riadenie počas, nie po
Načasovanie konzultácie s manažérskymi informáciami sa tiež zmení. Predtým boli výsledky často preskúmané retrospektívne (po fakturácii). Predtým nebol spoľahlivý prehľad o dodatočných fakturáciách a rozpracovanosti. Sledovanie projektov s pevnou cenou môže začať oveľa skôr. Plánovanie, rozpočet, skutočná vykonaná práca a množstvo práce, ktoré zostáva na dokončenie projektu, by mali byť preskúmané, najlepšie rozdelené na úlohy. To poskytuje prehľad o tom, ktoré časti projektu sú viac alebo menej efektívne v porovnaní s pôvodným odhadom. Určenie množstva zostávajúcej práce („Zostávajúca práca“) je pre mnohé účtovné firmy nové. Avšak, toto je nevyhnutná informácia: ak sa spotrebovalo 80 % rozpočtu, je to dobrá správa, ak je projekt dokončený. Ak však v tom momente dokončených len 50 % projektu, je čas na akciu.
Fakturujte efektívne
S rastúcou potrebou efektivity sa oplatí preskúmať, či samotný proces fakturácie nie je príliš časovo náročný. V najextrémnejšom prípade firma pracuje iba so zmluvami o pevnej cene, väčšinou vo forme predplatných. Fakturácia týchto predplatných by mohla byť plne automatizovaná: pokiaľ je zákazník zákazníkom, periodicky mu je fakturovaná predurčená suma. Tieto faktúry nemusíte mesačne kontrolovať. To šetrí čas. Niektoré firmy sa pýtajú, či bude v budúcnosti vôbec potrebné sledovať čas. Prečo uchovávať podrobné hodiny, ak sa takmer žiadne projekty neúčtujú na hodinovej báze? Tak ďaleko by som nezašiel: bez zaznamenaných hodín nie je možné získať spoľahlivé manažérske informácie potrebné na porovnávanie tímov, jednotlivcov, projektov a skupín zákazníkov.
Obnovte organizáciu a softvér
Stručne povedané, inovácie v sledovaní času a fakturácii sú hlavne poháňané posunom od „účtovania za hodinu“ k zmluv ám o pevnej cene. To si vyžaduje viac než len iný spôsob fakturácie. Vyžaduje si to iný spôsob myslenia, riadenia a organizácie, viac v súlade s praxou iných poskytovateľov obchodných služieb, ako sú ICT firmy. Samozrejme, softvér musí podporovať tento nový prístup, ale samotná implementácia nového softvéru nepomôže, ak nebudú kriticky preskúmané pracovné metódy. Navyše, softvér musí (samozrejme) byť moderný: online a vhodný na používanie na PC, tablete aj smartfóne. Nie že by bol online softvér inherentne lepší alebo lacnejší, ale pretože väčšina investícií (a teda aj inovácií) sa realizuje v online technológiách. Navyše, online technológia „odbremenňuje“: šetrí čas a energiu, ktoré môžu byť lepšie využité na optimalizáciu obchodných procesov.
QicsMilestones
V spoločnosti Qics prijímame tento nový prístup a neustále vyvíjame softvér, ktorý pomáha účtovným firmám a iným poskytovateľom obchodných služieb pracovať efektívnejšie.
