Kontinuálne zmluvy
IT spoločnosti pravidelne uzatvárajú zmluvy s pevnou cenou so svojimi klientmi na poskytovanie služieb periodicky. Tieto zmluvy majú špecifickú dobu trvania, často s automatickým obnovením na konci zmluvného obdobia. To zahŕňa predplatné na údržbu softvérových licencií, (mesačné) splátky za práva na používanie softvéru (najbežnejšia forma zmluvy pre produkty „Software as a Service - SaaS“), ročné predplatené karty (poskytujúce stanovený počet hodín služieb za zníženú cenu vďaka záväzku k pevnému počtu hodín služieb vopred) a predplatné na hosting (typicky trvajúce 3-5 rokov).
Stabilné príjmy vs. rastúce náklady
Počas trvania zmluvy sú dohodnuté ceny fixné, ale ako IT podnikateľ sa môžete stretnúť s rastúcimi nákladmi kvôli zvýšeným mzdám (často v dôsledku zvýšení platov nad všeobecný index spotrebiteľských cien) alebo iným zvýšeným výdavkom (keď vaši dodávatelia zvýšia svoje ceny).
Indexácia cien
Je rozumné zahrnúť do vašich obchodných podmienok klauzuly, ktoré vám umožnia implementovať ročné zvýšenie cien prostredníctvom indexácie alebo úprav, aj keď samotný cenový index priamo neodôvodňuje tento krok (Poznámka: môžu existovať rôzne ďalšie dôvody, ktoré vás nútia upraviť ceny, ako napríklad vyššie než očakávané náklady na podporu a vývoj štandardného softvéru poskytovaného vašim zákazníkom, alebo nesprávne kalkulácie nákladov na zmluvy o údržbe).
Indexácia cien vs. zvýšenie ceny
V IT sektore je bežnou praxou aplikovať všeobecné podmienky Nederland ICT (predtým známe ako ICT - Office a Fenit; holandská odborová organizácia pre IT spoločnosti). Tieto podmienky obsahujú ustanovenia, ktoré vám umožňujú ročne indexovať a/alebo zvyšovať ceny.
- Klauzuly o indexácii cien zvyčajne vyžadujú najmenej jeden mesiac oznámenia, po ktorom môže byť indexácia aplikovaná bez toho, aby mal zákazník právo na ukončenie zmluvy (myšlienkou je, že indexácia je objektívnym meradlom dnešných nákladov, jednoducho upravujúc dohodnutú cenu na zachovanie jej hodnoty v porovnaní s dátumom začiatku; formálne, zákazník neutrpí stratu, keďže ceny sú „aktualizované“).
- Pre zvýšenia cien nesúvisiace s indexáciou sa zvyčajne vyžaduje dlhšie oznámenie (napr. 3 mesiace), pričom zákazník má právo na ukončenie zmluvy.
V každom prípade je výhodné rezervovať si právo na zvyšovanie cien počas trvania zmluvy, aby ste sa vyhli neúmyselnému pokračovaniu v nevýnosnej zmluve.
Ak máte na výber medzi aplikovaním indexácie cien ročne alebo periodickým zvyšovaním cien, je psychologicky múdrejšie robiť malé ročné zvýšenia než veľké zvýšenie naraz. Okrem toho, v druhom prípade riskujete stratu príjmov z malých zvýšení medzi nimi, v porovnaní s prvým prípadom. Tento kumulatívny efekt môže viesť k významnej strate príjmov, čo priamo ovplyvňuje váš predzdanový zisk.
Softvér na správu zmlúv a indexáciu cien
V spoločnosti Qics poskytujeme softvér na sledovanie času a fakturáciu (QicsTime, QicsMilestones), ktorý uľahčuje zvyšovanie cien a hodinových sadzieb.
- V nastaveniach systému môžete zadať percento indexácie, dátum účinnosti a obdobie predĺženia pre fakturačné harmonogramy. Môžete špecifikovať, či aplikovať indexáciu pre každého zákazníka a riadok zmluvy.
- Jednoducho môžete exportovať hodinové sadzby do MS Excel, upraviť ich (napríklad aplikovaním cenového indexu a zaokrúhlením na celé číslo) a následne ich importovať späť. Okrem všeobecných úprav môžete tiež upravovať sadzby na úrovni zákazníka, projektu a/alebo položky.
Či už sa rozhodnete pre aplikovanie indexácie cien alebo implementáciu zvýšení cien, fakturačný softvér, ktorý používate, by nemal ukladať žiadne obmedzenia, ktoré by mohli ovplyvniť váš rozhodovací proces.
O autorovi
Jacob den Houting je certifikovaný účtovník a Chief Operating Officer v spoločnosti Qics B.V.
