Každá spoločnosť, ktorú navštívim, čelí tomuto problému: vždy sa nájde niekto, kto nevedie záznamy o svojich hodinách včas. Dôsledky tohto problému sú väčšie, než by sa mohlo zdať. Okrem toho, že nepravidelná fakturácia vedie k nepravidelnému peňažnému toku a môže negatívne ovplyvniť kontinuitu podnikania, existujú aj ďalšie nežiaduce vedľajšie účinky.
Ďalším dôsledkom je, že neskoré zaznamenanie hodín vedie k menej spoľahlivému odrazu skutočne stráveného času. To môže následne viesť k oprávneným diskusiám o obsahu faktúry. Čas strávený oddelením pohľadávok, a niekedy aj projektovým manažérom alebo samotným pracovníkom, by sa zjavne mohol využiť lepšie na iné záležitosti.
Toto platí nielen pre fakturovateľné hodiny, ale aj pre produktívne hodiny. Analýza hodín a úprava na základe výsledkov sa potom deje na základe údajov, ktoré sa odchyľujú od skutočne vykonanej práce. Zamestnanci často tvrdia, že majú dobrý prehľad o predtým zaznamenanom čase a vedia, ktorým projektom sú hodiny pripísané, takže môžu robiť presné úpravy. Bohužiaľ, bez fotografickej pamäte to nie je možné. Ak sa počas zaúčtovania musia odvolávať na staré časové výkazy, pracovné postupy alebo e-maily, pravdepodobnosť zabudnutia hodín je vysoká.
Pre odporcov softvéru na sledovanie času, ktorí vedú záznamy na papieri a neskôr ich vkladajú do príslušného systému: je samozrejmé, že čas sa zbytočne stráca dvojitým zadávaním. Nakoniec bude spoľahlivosť záznamov, napríklad prostredníctvom nečitateľných opisov, tiež ovplyvňovať sledovanie času.
Mohlo by sa zdať, že sledovanie času je proces, pri ktorom sa môže veľa pokaziť kvôli nesprávnym alebo neskorým záznamom. Bohužiaľ, je to pravda: čo do systému zadáte, to aj dostanete. Samozrejme, s tým sa neuspokojíme. Existujú riešenia.
U niekoľkých klientov, kde náš tím implementoval QicsTime, používame signalizačný systém s SQL a Report Serverom. Tento systém mapuje, ako často a kedy je zamestnanec oneskorený so zaznamenávaním času. Pred fakturáciou sú oddeleniu alebo projektovému manažérovi zaslané e-maily s relevantnými informáciami. To umožňuje smerovanie a prípadnú korekciu hodín.
E-maily zabezpečujú, že nie je potrebné neustále spúšťať softvér a vyžadovať prehľad. Táto metóda aktívneho signalizovania pomáha manažérovi odhaliť slabú registráciu.
Riešenie problému s nespĺňaním povinností zamestnanca môže byť nepríjemné, ale aj pre zamestnanca je konfrontácia nepríjemná. Často ide o vytvorenie návyku. Rovnako ako je dobrý návyk skontrolovať, či sú dvere zamknuté, alebo si dvakrát denne umývať zuby.
Posledný výskum správania a návykov naznačuje, že vytvorenie automatizmu si vyžaduje približne dva plné mesiace denného opakovania aktivity. Šanca na vytvorenie návyku je najväčšia, ak sa opakovanie uskutoční v prvých dňoch.
To posilňuje moje presvedčenie, že ľudí možno preškoliť v ich správaní pri sledovaní času. Avšak je na oddelení alebo projektovom manažérovi, aby vytrvali.
Navyše, dobrá, rýchla analýza zaznamenaných hodín je zjavne užitočným nástrojom na úpravu pracovníka. QicsMilestones aj QicsTime majú rôzne štandardné správy, ktoré poskytujú dobrý obraz o produktivite alebo porovnaní rozpočtu a realizácie. Týmto spôsobom sa zameriavame nielen na včasné zaznamenávanie, ale aj na obsah.
