Prišiel čas odoslať všetky faktúry. Tvrdou prácou ste uspokojili svojich klientov a teraz je čas na vyrovnanie. Efektívna fakturácia zabezpečuje, že faktúry dorazia k vašim klientom rýchlo a, dúfajme, že platba nasleduje promptne.
Všetko to znie logicky, ale ako si môžete byť istí, že všetky hodiny sú presne zaznamenané, že dohody sú správne fakturované a že faktúra – sama osebe vizitka – vyzerá dobre bez toho, aby ste investovali príliš veľa času?
Overenie hodín
Samozrejme, fakturácia je posledná príležitosť na kontrolu všetkých zaznamenaných hodín. Ak toto overenie vykonáte oveľa skôr, získate lepšiu kontrolu nad časovou alokáciou vašich zamestnancov a urýchlite proces fakturácie.
Odpovednosť za presné zaznamenanie hodín môžu niesť samotní zapisovatelia času. Presne vedia, ktoré úlohy je potrebné vykonať a koľko času každá z nich zaberie. S prehľadom o dohodách s klientom môžu zabezpečiť, že odpracované hodiny sú správne zaznamenané. V prípade veľkých projektov alebo junior zamestnancov môže túto zodpovednosť prevziať projektový manažér. V ostatných prípadoch možno vykonanie úloh považovať za mini-projekty, kde vykonávateľ funguje ako projektový manažér, ktorý dohliada na časový rámec a dohodu o rozpočte/cene.
Dohody o cene
Okrem včasného vykonania a dodržiavania dohôd o dodaní je tu aj finančný aspekt. Pri uzatváraní dohody s klientom – či už ide o fixnú sumu, rozpočet alebo odhad hodín – zvážte niekoľko aspektov:
- Zakladáte svoju cenu na historických informáciách.
- Konzultujete so zamestnancom, ktorý bude prácu vykonávať.
- Zohľadňujete komerčný aspekt úlohy.
Zamestnanec ('projektový manažér') prijíma úlohu tým, že naznačuje jej vykonateľnosť. Možno je cena založená na senior zamestnancovi alebo špecialistovi, ktorý môže prácu dokončiť v určitom počte hodín, ale dostupná osoba v čase je menej skúsená. Prediskutujte potenciálne problémy s 'projektovým manažérom' vopred, aby ste riešili akékoľvek problémy, ktoré by mohli spôsobiť nerealistickosť odhadovaných hodín. Riešenie týchto problémov vopred pomáha predchádzať nadčasom a potenciálnym interným alebo (horšie) klientskym problémom.
Existujú prípady, keď zamestnanec prijme úlohu kvôli kapacitným problémom bez riešení potenciálnych rizík. Vykonanie úlohy nevyhnutne presiahne predpokladaný počet hodín. V takom prípade sa okamžite dohodnite, kde tieto hodiny zaznamenáte. Takéto opatrenia podporujú plynulú a presnú fakturáciu. Riadenie zamestnancov a projektov môže zo začiatku trvať čas, ale nakoniec vedie k efektívnemu procesu s jasnou internou komunikáciou.
Faktúra
Prišiel čas pravdy, konečná kontrola faktúr. Pri prezeraní návrhov chcete okamžite vidieť, koľko sa prideľuje voči akému rozpočtu. Po vykonaní akýchkoľvek úprav môžete faktúru vytlačiť alebo poslať e-mailom. Zabezpečte čistý prehľad hodín, jasne indikujte odpracované hodiny, zaznamenané servisné hodiny a aplikované sadzby. Úvodná stránka s brandingom vašej spoločnosti môže krásne dokončiť dokument, čím uľahčí okamžité zaslanie faktúry e-mailom.
Proaktívnym riešením potenciálnych problémov a vykonaním overení v počiatočnej fáze výrazne urýchľujete proces fakturácie. Navyše sa vyskytuje menej chýb v fakturácii, čo znižuje čas strávený na spätnej kontrole a oprave faktúr. Teraz už len dúfajme v rýchlu platbu!
