KPI (kľúčové ukazovatele výkonnosti) sú neoddeliteľnou súčasťou správ používaných pri riadení spoločností a realizácii stanovených stratégií. Moderný manažér sa bez nich nezaobíde. Ako môžu byť KPI zmysluplne využité na podporu riadenia softvérovej spoločnosti?
Aby ste určili kľúčové KPI, najprv sa pozrite na model príjmov vašej organizácie. V softvérovej spoločnosti môžu byť príjmy generované z nasledujúcich kategórií:
- Fakturované hodiny;
- Licencie na softvér;
- Zmluvy o údržbe a/alebo predplatné.
Predtým, než sa ponorím do kategórií príjmov, pozrime sa najprv na to, ako sa generujú vaše príjmy. Všetko začína vaším predajným lievikom (inverted pyramid alebo lievik, s 'leads' (potenciálnymi zákazníkmi) na vrchu a objednávkami na spodku).
Predajný lievik
Na generovanie potenciálnych zákazníkov existuje trend, že nezávislí poskytovatelia softvéru (vývojári štandardného softvéru) sa čoraz viac vzďaľujú od tradičných partnerských kanálov a organizujú svoj predaj prostredníctvom internetového marketingu. Je dôležité používať vlastnú marketingovú stratégiu, dobrú kombináciu vašej webovej stránky, sociálnych médií a influencerov. Je potrebné merať vývoj návštevnosti vašich webových stránok, počet požiadaviek a/alebo skúšobných predplatných, ktoré sú výsledkom týchto návštev, a nakoniec aj konverzný pomer (počet požiadaviek a/alebo skúšobných predplatných, ktoré skutočne vedú k objednávke a/alebo predplatnému).
Pri KPI používaných na monitorovanie vývoja príjmov je kľúčové umiestniť ich do správneho kontextu. Väčšina KPI sa monitoruje na základe aktuálneho výkonu v porovnaní s rozpočtom, predchádzajúcim obdobím a predchádzajúcim rokom. Bez referenčného bodu sú čísla bezvýznamné a ťažko sa prispôsobujú.
Fakturované hodiny
Základom príjmov z fakturovaných hodín sú hodiny vynásobené sadzbou. Je dôležité vedieť, koľko hodín je k dispozícii (na zamestnanca a celkovo za rok). To zahŕňa zohľadnenie štátnych sviatkov, dovoleniek, chorôb a iných úloh (vrátane času stráveného na podpore, údržbe a ďalšom vývoji softvéru), ako aj interných úloh, ako sú stretnutia a akvizície. Ak sa na konci roka nahromadí veľa nevyužitých hodín dovolenky a nadčasov, môže to negatívne ovplyvniť vaše príjmy (a zisk) za posledné mesiace roka.
Hodiny strávené môžete fakturovať na základe dodatočného výpočtu (skutočne strávený čas) alebo pri fixných poplatkoch (fixné ceny). Pri fixných poplatkoch nesiete riziko nadmernej alebo nedostatočnej práce. V našom softvérovom odvetví je trendom čoraz viac práce na základe fixných poplatkov. Klienti chcú istotu o nákladoch na prácu, ktorú vám outsourcujú. Preto okrem správ o produktivite (v hodinách a percentách) by ste mali tiež reportovať o prekročení a podhodnotení projektov (v hodinách, percentách a peniazoch). Výsledky projektov tiež poskytujú prehľad o hodnote zákazníka.
Na monitorovanie realizácie príjmov z fakturovaných hodín musíte tiež pozerať do budúcnosti. Koľko hodín je už naplánovaných, ale ešte nebolo vykonaných, a koľko hodín je ešte k dispozícii, ale ešte nebolo predaných? Máte nedostatok kapacity, ktorý by bol dôvodom na zváženie outsourcingu časti práce? Čo znamenajú zostávajúce dostupné hodiny (nečinnosť) pre váš ročný výsledok v porovnaní s vaším rozpočtom? Týmto spôsobom môžete včas rozpoznať, či je potrebné vyplniť medzery v pláne extra obchodnými aktivitami.
Ak pracujete so servisnými kartami (kde sa váš zákazník zaväzuje zakúpiť určitý počet hodín za rok výmenou za garantovanú dostupnosť z vašej strany), chcete mať prehľad o zostávajúcich hodinách, ktoré je potrebné využiť na tieto servisné karty kedykoľvek.
Napokon, nie je nezvyčajné, že klienti požadujú rámcové zmluvy, ak nakupujú veľké množstvo hodín vývoja. To často znamená zníženie hodinovej sadzby v závislosti od počtu zakúpených hodín. Pre tieto zmluvy chcete mať prehľad o počte zakúpených hodín a realizovanej hodinovej sadzbe a či je potrebné poskytnúť (extra) zľavu spätne.
Okrem času stráveného má softvérová spoločnosť aj príjmy, ktoré nie sú priamo spojené s fakturovanými hodinami.
Licencie
To sa týka predaja práv na používanie štandardného softvéru, ktorý ste vyvinuli. Je dôležité monitorovať predajný lievik a zistiť, či sa realizácia príjmov zhoduje s rozpočtom. Okrem toho je kľúčové zabezpečiť, aby náklady na ďalší vývoj boli v zdravom pomere k celkovým príjmom z predaja licencií a zmlúv o údržbe a ako sa tento pomer vyvíja v priebehu času (ako relatívne, tak v peňažných hodnotách).
Vaša realizácia príjmov závisí aj od vašej kapacity implementovať predaný softvér na miestach vašich klientov. Často môžete fakturovať licenciu až po uvedení softvéru do prevádzky.
Napokon, chcete vedieť, koľko zmlúv o údržbe je aktívnych, aká je ich hodnota a koľko používateľov ich má. Pokiaľ ide o podporu a údržbu, ktorú poskytujete, chcete vedieť, do akej miery príjem z údržby pokrýva tieto náklady. To sa dá vykonať porovnaním výšky údržbového poplatku (na zmluvu a celkovo) s časom stráveným na výpočet realizovanej hodinovej sadzby. Čím vyššia je hodinová sadzba, tým vyššia je hodnota zákazníka. Môžete porovnať realizovanú hodinovú sadzbu s vašimi normálnymi komerčnými sadzbami alebo internými nákladmi.
V posledných rokoch došlo k presunu od predaja licencií k podpisovaniu softvérových predplatných (čiastočne kvôli presunu z riešení na mieste (softvér bežiaci na vašich vlastných serveroch alebo v súkromnom hosťovaní) do cloudu (softvér hosťovaný poskytovateľom). Cloudový softvér je vyvinutý na základe princípu plug-and-play (zaregistrujte sa a prihláste sa cez webový prehliadač a môžete začať používať okamžite). Často môžete škálovať nahor a nadol alebo sa prihlásiť a odhlásiť mesačne na základe skutočného používania. Tu chcete mať prehľad o počte predplatných, počte používateľov a hodnote zmluvy.
Okrem toho chcete vedieť, ako sa vyvíja poskytovaná podpora (napr. rozdelená podľa jednoduchých otázok o používaní, chýb a požiadaviek na vývoj), a to ako z pohľadu počtu požiadaviek na podporu (podporné lístky), času stráveného na lístok a čakacej doby zákazníka.
Napokon, chcete vedieť, ako sa vyvíjajú priraditeľné ročné náklady (vývoj, marketing a podpora) v porovnaní s realizovanými príjmami z predplatných.
To sú zatiaľ niektoré bežne používané KPI. V popise KPI som sa nesnažil byť vyčerpávajúci, ale skôr naznačiť smer, ktorým môžete nastaviť svoje reportovanie. V závislosti od zložitosti vašej organizácie používate viac alebo menej KPI. Všeobecne, príliš veľa KPI môže byť kontraproduktívne. Okrem KPI súvisiacich s kapacitou a inými kategóriami príjmov existuje aj potreba viac všeobecných (finančných) informácií, ako sú nesplatené pohľadávky (podľa veku), priemerná doba inkasa, vývoj pracovného kapitálu, obrat zamestnancov atď.
Na záver
Je samozrejmé, že spoľahlivé informácie (KPI) môžete získať len vtedy, ak je registrácia potrebných základných údajov v poriadku. Toho sa dá dosiahnuť správnou automatizáciou vašich pracovných procesov pomocou plánovania, sledovania času, účtovníctva a mzdového softvéru a používaním dátového skladu, ktorý číta a spracováva údaje z týchto zdrojov do KPI (ideálne prezentovaných v prehľadnom dashboarde pomocou nástrojov ako Microsoft Power BI). Týmto spôsobom získate vy a vaši manažéri včas presné a kompletné informácie na prijímanie dobre premyslených rozhodnutí na riadenie a úpravu vašej organizácie.
O autorovi
Jacob je certifikovaný účtovník a jeden zo zakladateľov Jan© Accountants. V rámci Qics B.V. je Jacob spoluzodpovedný za produktové a strategické riadenie ako operačný riaditeľ.
