Ako prepojím projekt a zapisovanie času

Keď začnete používať systém registrácie času, integrácia s finančnou správou je kľúčová. Chcete, aby zaznamenané hodiny boli finančne zodpovedné správnym spôsobom, bez duplicitných záznamov a chýb.

V tomto článku sa zameriavame na to, čo treba zvážiť pri vytváraní dobrej konektivity medzi finančnou správou a projektovým a časovým riadením a na výzvy, s ktorými sa môžete stretnúť.

Chcem prepojiť rezervácie alebo faktúry?

Väčšina organizácií bude chcieť automaticky zaznamenávať príjmy z hodín do finančnej správy. Prvá otázka je, ktorý systém by mal spravovať fakturáciu.

Najprv zistite, či systém registrácie času dokáže spravovať fakturáciu a ponúka dostatočné funkcie ako návrhy faktúr, e-fakturáciu a výpočet DPH. Ak systém registrácie času zvláda fakturáciu, zvyčajne stačí vytvoriť len predajné rezervácie vo finančnom systéme. To zvyčajne vedie k jednoduchému prepojeniu, pretože nie všetky podrobné informácie je potrebné prenášať.

Avšak môžu existovať dôvody, prečo generovať faktúry vo finančnej správe. Ak systém registrácie času nemôže vytvárať faktúry, všetky fakturačné informácie musia byť exportované zo systému registrácie času do finančného systému. Rovnako, ak sú potrebné podrobné informácie v hlavnej knihe na účely reportovania, môže byť lepšie nevytvárať faktúry v systéme registrácie času. V tomto prípade musí byť aspoň všetky informácie, ktoré sa majú objaviť na faktúre, prenesené do finančného systému. To nemusí byť vždy praktické. Ďalšou možnosťou je generovať faktúry z finančného systému, ale priložiť špecifikáciu zo systému registrácie času.

Ako prerozdelím príjmy na obdobia?

Prepojenie faktúr zvyčajne používa dátum faktúry na určenie finančného obdobia pre uznanie príjmov. Môžete však chcieť zaznamenať príjmy v období, keď boli hodiny skutočne vykonané. Ak fakturujete hodiny mesačne spätne, dátum faktúry môže pripadnúť na iný mesiac než hodiny, ktoré pokrýva. Manuálne úpravy sú možné, ale ideálne je, aby integrácia medzi systémom registrácie času a finančnou správou túto situáciu zohľadnila.

Môžete ísť o krok ďalej a uznať príjmy pred odoslaním faktúr. V tomto prípade systém času zaznamenáva všetky hodiny pod 'príjem' ako 'na fakturáciu'. Keď je faktúra odoslaná, položka 'na fakturáciu' sa zruší. To poskytuje denné prehľady o stave príjmov za aktuálny mesiac, predtým ako sú všetky hodiny fakturované. Uistite sa, že softvér podporuje tento prístup, ak je požadovaný.

Ako chcem účtovať projekty na pevne stanovenú cenu alebo na základe míľnikov?

Okrem projektov po kalkulácii môžete mať projekty fakturované v jednej alebo viacerých splátkach. Existujú aj prebiehajúce projekty, ktoré sú fakturované mesačne alebo ročne.

Pre takéto projekty zvážte, ako prerozdeliť príjmy na obdobia. Najjednoduchší prístup je zaúčtovať celú sumu v období fakturácie. Ak sú hodiny spojené s touto pevnou sumou rozdelené na viac období, je často žiaduce rozložiť sumu na tieto obdobia, najmä pre ročne opakujúce sa sumy. Ďalšou možnosťou je uvoľniť pevnú cenu na časti na základe pokroku projektu.

Chcem tiež účtovať náklady na hodiny?

Príjmy z hodín sú len jedným aspektom. Hodiny majú tiež nákladové komponenty. Ak chcete tieto náklady rozdeliť podľa projektu vo finančnej správe, systém registrácie času musí umožniť export nákladov vrátane nákladových sadzieb a účtov hlavnej knihy. Zvážte, ako by mali byť tieto náklady účtované podľa období, aby sa zladili s metódami účtovania príjmov.

Práca v pokroku

Práca v pokroku označuje prácu, ktorá bola dokončená, ale ešte nebola fakturovaná. Dobrý systém registrácie času môže poskytovať neustály prehľad o práci v pokroku. To ponúka prehľad o práci, ktorá ešte nebola fakturovaná, ukazujúc produkčné hodiny za obdobia, zamestnanca, klienta alebo projekt. Zobrazuje úpravy vykonané a prácu prenesenú do nasledujúcich období.

Prácu v pokroku môžete tiež odrážať vo finančnej správe prepojením príjmov a nákladov na účty práce v pokroku. Existujú dva hlavné prístupy k práci v pokroku: 'pripravené na zmluvu' a 'percentuálne dokončené'. Metóda 'pripravené na zmluvu' uznáva zisk pri vydaní faktúry. Metóda 'percentuálne dokončené' uznáva zisk na základe percenta dokončenia projektu.

Zahrnutím nákladov aj príjmov do integrácie do finančnej správy a zaúčtovaním príjmov pri registrácii hodín synchronizujete prácu v pokroku medzi oboma systémami, poskytujúc podrobné prehľady o maržiach projektov.

Ak sa rozhodnete účtovať príjmy priamo vo finančnej správe a nerozdeľovať náklady podľa projektu, stále môžete používať systém registrácie času na požiadanie o tento prehľad pre podobné prehľady.

Hlavné údaje

Často prehliadaným aspektom integrácie s finančnou správou je prepojenie hlavných údajov. Mnoho údajových bodov musí byť zladených v oboch systémoch na úspešnú integráciu. Pre integráciu na základe rezervácií to zahŕňa odberateľov, účty hlavnej knihy, denníky, menu, kódy DPH, nákladové centrá a nákladové nosiče. Pre integráciu na základe faktúr zvážte zamestnancov, položky, projekty, platobné podmienky, krajiny, jazyky a tituly. Schopnosti (a obmedzenia) systémov sa môžu značne líšiť. Preto je dôležité venovať dostatočnú pozornosť hlavným údajom, pretože často definujú schopnosti a obmedzenia systému.

Ďalšie náklady na projekt

Projekt často zahŕňa viac než len hodiny. Zvážte položky ako cestovné náklady, ubytovanie, stravné náklady alebo materiály použité počas úloh. Ak váš systém registrácie času obsahuje takúto funkcionalitu, uistite sa, že tieto náklady môžu byť prepojené na finančnú správu ako príjmy a výdavky.

Niektoré z týchto nákladov sú spočiatku zaúčtované vo finančnej správe (napr. ubytovanie). Ak je to bežné, zabezpečte, aby systém registrácie času podporoval import finančných rezervácií do projektov. Môžete prečítať vzniknuté náklady, automaticky ich zaúčtovať na projekt a následne fakturovať klientovi.

Dočasná práca

Výnimočným prípadom dodatočných nákladov na projekt sú hodiny najatých zamestnancov. Poskytnite prístup týmto jednotlivcom na registráciu času a nechajte ich zaúčtovať hodiny na vaše projekty. To zjednodušuje fakturáciu týchto hodín.

Na strane obstarávania dostávate faktúry za hodiny externých pracovníkov. Ak váš systém registrácie času podporuje tento aspekt, priraďte tieto faktúry k skutočným nákladom na vykonané hodiny a vyrovnajte ich s prácou v pokroku. To poskytuje robustnú kontrolu medzi nákupom a predajom faktúr za najatých zamestnancov.

Viaceré správy

Ak vaša finančná správa rozdeľuje do viacerých právnych subjektov, preskúmajte možnosti systému registrácie času v tejto oblasti.

Chcete centralizovanú registráciu času, ktorá posiela správne rezervácie do správnej finančnej správy v závislosti od toho, kde je zamestnanec zamestnaný. Riadenie projektov a zamestnancov medzi správami môže byť zložité. Vyžaduje to medzi-spoločenské rezervácie na priradenie nákladov a príjmov k správnym správam.

Niekoľko úvah pre medzi-spoločenské rezervácie zahŕňa:

Je možné špecifikovať 'medzi-spoločenskú' sadzbu pre zamestnanca (okrem predajných a nákladových sadzieb)?
Môžu sa projekty z jednej divízie prepojiť s projektmi v inej divízii?
Nasledujú nákladové centrá a nákladové nosiče zamestnanca alebo projekt?
Je potrebné, aby mali divízie rovnakú schému hlavnej knihy alebo štruktúru položiek?

Dokumenty

Okrem údajov produkuje systém registrácie času aj dokumenty. Tieto zahŕňajú faktúry, ako aj podpísané pracovné príkazy alebo potvrdenia objednávok. Často je potrebné, aby tieto dokumenty boli zahrnuté vo finančnej správe ako prílohy k odpovedajúcim záznamom.

Technické problémy

Okrem všetkých týchto funkčných aspektov existujú aj technické úvahy, ktoré treba mať na pamäti. Nižšie je stručný zoznam aspektov, ktoré si vyžadujú pozornosť pri integrácii projektového riadenia s finančnou správou:

Je integrácia súčasťou štandardného softvéru alebo prispôsobená? Obzvlášť v druhom prípade je dôležité pochopiť, ako budú riešené aktualizácie, údržba a podpora. Čo sa stane, ak upgradujete na novú verziu finančného softvéru?
Môžete nastaviť nastavenia v integrácii sami, alebo je všetko preddefinované? Musíte na zmeny konfigurácie najímať konzultanta, alebo si môžete nastaviť parametre sami?
Ako môžete overiť, že integrácia funguje? Je k dispozícii log alebo monitorovacia aplikácia? Môžete vytvárať audítorské správy, ktoré ukazujú spojenie medzi systémami?
Akú technológiu používa integrácia a aké sú infraštrukturálne požiadavky (šírka pásma, kapacita servera, operačný systém)?
Ak sú oba systémy v cloude, môže byť integrácia sama o sebe hosťovaná v cloude? Sú s tým spojené ďalšie náklady? Ak hosťovanie v cloude nie je možné, zvážte požadovanú lokálnu infraštruktúru.
Je potrebná ďalšia licencia na integráciu?
Ako často sa synchronizujú údaje? Je to v reálnom čase alebo raz za deň? Ako to zapadá do vašich administratívnych procesov?
Bezpečnosť je vždy otázkou, najmä ak jeden alebo oba systémy fungujú v cloude. Je zásadné, aby výmena údajov bola zabezpečená a šifrovaná.

Záver

Implementácia solídnej integrácie medzi vaším systémom registrácie času a finančným systémom vám môže ušetriť značné množstvo času a peňazí. Aj pre relatívne jednoduchú integráciu existuje množstvo faktorov, ktoré treba zvážiť. Pred zakúpením balíka na registráciu času je zásadné venovať dostatočnú pozornosť jeho schopnostiam integrácie s vašou finančnou správou. Aké funkcie musí táto integrácia ponúknuť a čo sú 'musí mať' a 'mal by mať'? Dúfame, že tento dokument vám poskytol potrebné poznatky na prijatie informovaného rozhodnutia.