Pre kontrolóra je kľúčové, aby boli správy a súhrny presné a kompletné, keďže sú zodpovední za plánovanie a kontrolu. Kontrolór dohliada na efektívnosť a účinnosť podnikových operácií a musí to neustále overovať. Keď sa môžu na tieto správy a súhrny spoľahnúť, nie je potrebné strácať zbytočný čas vykonávaním týchto kontrol.
Neprávne zaúčtovanie alebo zabudnutie na fakturovateľné hodiny je hlavnou príčinou neúplných a nesprávnych správ. To vedie aj k nesprávnym (príliš nízkym) faktúram a zmeškaným príjmom.
Ako zabezpečiť, aby boli časové správy spoľahlivé a predovšetkým, aby sa nezabudlo na žiadne hodiny? Tu je 6 tipov, ktoré vám môžu pomôcť.
1. Okamžité zaúčtovanie hodín
Možno sa to zdá byť samozrejmé, ale najdôležitejší tip je vždy zaznamenať hodiny okamžite. Nedovoľte zamestnancom začať zaznamenávať hodiny tesne pred termínom. Požadujte od zamestnancov, aby účtovali všetky svoje hodiny za deň predtým, než opustia prácu. Ešte lepšie je, aby po dokončení úlohy zaznamenali čas strávený prácou ešte pred začatím ďalšej úlohy.
2. Mobilné zaznamenávanie hodín
Zamestnanci čoraz viac pracujú u klientov alebo z domu. Aby títo zamestnanci mohli zaznamenávať svoje hodiny v ten istý deň, poskytnite im mobilné možnosti sledovania času. Vyberte si softvér na sledovanie času, ktorý obsahuje aplikáciu alebo mobilnú webovú stránku, aby zamestnanci mohli zaznamenávať svoje hodiny pomocou smartfónu.
3. Aktívne monitorovanie
Ak očakávate, že zamestnanci budú hlásiť svoje hodiny denne, aktívne sledujte, či tak naozaj robia. Ideálne je automatizovať toto monitorovanie generovaním správy každý večer, ktorá uvádza zamestnancov, ktorí nehlásili svoje hodiny za deň. Zamestnancov, ktorí premeškali termín, je potrebné riešiť. Zahrňte dennú správu o časoch ako kvalitatívny cieľ do hodnotenia výkonnosti.
4. Pravidelná kontrola týždenných správ
Nedovoľte, aby ste čakali do konca mesiaca na mesačné fakturácie na kontrolu hodín; kontrolujte týždenné výkazy aspoň raz týždenne. Ak nájdete nepresnosti, riešte ich okamžite, kým sú detaily ešte čerstvé v pamäti zamestnanca. Oprava chyby v zaznamenaní času spred 4 týždňov je zvyčajne menej efektívna.
5. Stanovenie normovaných hodín / cieľov
Stanovte štandardné hodiny alebo ciele pre zamestnancov. Môžete tiež stanoviť rozpočty pre projekty. Pri revízii venujte osobitnú pozornosť hodinám, ktoré sa odchýlili od stanovených noriem zamestnancov a rozpočtov projektov. Pre hodiny v rámci štandardných hodín a rozpočtov vykonajte náhodné kontroly.
6. Analýza neproduktívnych hodín
Pri revízii sa zamerajte na neproduktívne hodiny ako prestoje a služby. Zamestnanci často klasifikujú tieto hodiny ako prestoje alebo služby, ak sa domnievajú, že ich nemôžu fakturovať. Avšak, nie je na zamestnancoch rozhodovať o takýchto obchodných rozhodnutiach. Všetky hodiny strávené na projekte by mali byť vždy účtované na tento projekt. Počas fakturačného procesu rozhodnite, ktoré hodiny fakturovať. Preto overte, či sú neproduktívne hodiny správne klasifikované a či ich naozaj nemožno fakturovať.
