Účelom vedenia registrácie času je často možnosť fakturovať odpracované hodiny klientovi. V niektorých prípadoch sa hodiny nevystavujú priamo, ale fakturujú sa na základe ‘pevnej ceny’. V takýchto prípadoch je dôležité vedieť, či sa na aktivitách netrávi príliš veľa hodín.
Okrem toho slúži registrácia času ako prostriedok na získanie prehľadu o prerozdelení času zamestnancov, čo umožňuje jasné rozlíšenie medzi fakturovateľnými a ne-fakturovateľnými hodinami. Pretože registrácia času slúži rôznym účelom, sú potrebné rôzne správy.
V tomto dokumente vám poskytujeme 5 tipov na určenie, ktoré faktory sú dôležité pri výbere požadovaných správ.
Tip 1: Rozlíšte medzi operačnými a strategickými správami.
Operačné správy podporujú každodennú prevádzku. To zahŕňa periodickú fakturáciu. Pre mesačnú fakturáciu je potrebný jasný prehľad o mesačnej práci v priebehu, ktorý ukazuje, čo sa dá fakturovať a ako sa táto suma vytvára. Potrebujete prehľad na pomoc administrácii pri spracovaní návrhov faktúr.
Strategické správy sú menej podrobné a ukazujú agregácie. Pre hodiny to môžu byť fakturovateľné hodiny podľa oddelenia alebo nákladového strediska.
Účel správy určuje úroveň detailov v súhrnoch. Aby boli správy čitateľné, je nevyhnutné odstrániť čo najviac nepotrebných informácií. Napríklad prehľad fakturácie neukazuje každú hodinovú položku, ale celkovú alebo percentuálnu hodnotu za určité obdobie (týždenne, mesačne, štvrťročne, ročne).
Tip 2: Stanovte si ciele v manažérskych správach.
Každodenné tlačenie zoznamov a následné hodnotenie, či výsledok spĺňa očakávania, robí manažment svojvoľným. Definujte hranice, kde údaje nie sú uspokojivé. Napríklad určte prijateľnú odchýlku fakturovateľných hodín na nákladové stredisko v období. Môžete sa rozhodnúť, že akcia je potrebná iba pri menej ako 90 % cieľa, ale chcete signál, ak sa klesajúci trend pokračuje a klesne na 85 %.
Ďalším jednoduchým cieľom je určiť prijateľný prah pre ‘odpisy’. Napriek dobrým dohodám s klientom alebo presnému spracovaniu hodín do faktúr, niekedy produktívne hodiny nie sú fakturované. Tieto fakturačné položky sú následne odpisované. Každé fakturačné obdobie chcete vidieť sumu odpisov v porovnaní s celkovým príjmom. Nula je želaný výsledok, ale realisticky je predpokladať, že niektoré odpisy môžu byť potrebné. Cieľom je dosiahnuť nulu, čo je realistický cieľ.
Tip 3: Zabezpečte transparentnosť definícií.
Ak metóda výpočtu kľúčových súhrnov nie je úplne transparentná, môže to viesť k falošnému dojmu a vytvoriť falošný pocit dôvery.
Práca v priebehu (WIP), napríklad, môže byť vypočítaná rôznymi spôsobmi. Jedna metóda zahŕňa počítanie všetkých hodín a výdavkov ako výroby až do momentu, keď sa výroba fakturuje a WIP je nula. Iná metóda sa môže zamerať na potenciálny príjem z napísaných hodín pre projekty fakturované na pevnej cene. Ak metóda výpočtu nie je jasná z prehľadu, požiadajte o definíciu od vývojára.
Tip 4: Používajte kontrolné správy.
Ďalšie potrebné správy sú kontrolné správy. Tieto správy pomáhajú overiť, či poskytnuté informácie poskytujú úplný obraz.
Napríklad, projektový manažér monitoruje rozpočet projektu. Potrebuje správu, ktorá ukazuje, či projekt zostáva v rámci rozpočtu alebo ak hrozí prekročenie nákladov. Ďalšia kontrolná správa poskytuje prehľad o tom, ako promptne zamestnanci zadávajú hodiny a ako často zaznamenávajú hodiny. Vedúci oddelení zvyčajne dohliadajú na toto. Prehľad naznačujúci, ktorí zamestnanci sú neustále oneskorení, môže pomôcť pri dohľade.
Tip 5: Umožnite flexibilné reportovanie.
Dobré nástroje vizualizácie dát vám umožnia prispôsobiť sa organizačným dynamikám. Zamerajte sa nielen na generovanie štandardných správ, ale aj na používanie nástrojov, ktoré vám umožnia manipulovať s údajmi. Bez týchto nástrojov bude reagovanie na ad-hoc otázky vždy časovo náročné.
Kľúčové súhrnné správy:
Nižšie sú uvedené zásadné súhrny na udržanie kontroly nad prerozdelením času a fakturáciou.
Hodiny
Zadané hodiny a výdavky za týždeň, rozdelené podľa oddelenia, nákladového strediska, pobočky;
Nezadané hodiny a frekvencia za oddelenie, za zamestnanca;
Rozlíšenie medzi fakturovateľnými hodinami vs produktívnymi hodinami vs neproduktívnymi hodinami (dovolenka/absencia);
Hodiny na pevne stanovených projektoch a projektoch po kalkulácii;
Presčasy, hodiny dovolenky za zamestnanca.
Fakturácia
Práca v priebehu per fakturačné obdobie, rozdelená podľa klienta, projektu, typu projektu a/alebo typu práce;
Príjmy za fakturačné obdobie, skutočne fakturované, odpisy a úpravy, rozdelené podľa oddelenia, nákladového strediska, pobočky;
Prehľad projektu dohody vs realizácie, rozdelený na podrozpočty alebo úlohy;
Podrobný rozpis výroby na fakturované, odpisované a nefakturované položky na projekte.
