V posledných rokoch sme ako softvérová spoločnosť získali veľa skúseností s implementáciou softvéru. Ten istý softvér sme implementovali stovky krát, či už pre malé alebo veľké firmy, či už na mieste alebo v cloude. Niektoré implementácie zostali dobre pod rozpočtom a v stanovených termínoch, zatiaľ čo iné prekročili rozpočty a termíny sa opakovane posúvali. Samozrejme, nie je tu jedna jediná príčina alebo strana, ktorú obviňovať za tieto prebytky. Avšak, z týchto skúseností sme sa veľa naučili.
Zistili sme, že úspešné implementácie vždy spĺňali niekoľko dôležitých predpokladov. Radi sa s vami podelíme o tieto faktory úspechu, aby ste mali nástroje na dokončenie vašej implementácie softvéru v rámci rozpočtu a stanovených termínov.
1. 'Začnite s koncom na mysli'
Existuje vždy obchodný dôvod na nákup a implementáciu softvéru. Definujte cieľ, ktorý chcete dosiahnuť nasadením softvéru. Napríklad: 'Chceme dokončiť fakturáciu do tretieho pracovného dňa každého nového mesiaca pomocou tohto softvéru.' Tento cieľ majte na pamäti počas celého implementačného procesu. Pri rozhodovaní po ceste (napríklad či implementovať riešenie pre exotické cenové dohody alebo nie) uprednostnite definovaný cieľ pred všetkým ostatným. V tomto príklade je lepšie vzdať sa exotickej cenovej dohody, než ohroziť schopnosť rýchlo dokončiť mesačné uzávierky.
2. Udržujte nastavenie čo najjednoduchšie
Existuje často pokušenie nakonfigurovať softvér na riešenie všetkých možných výziev a výnimiek v reportovaní. Je lepšie začať s jednoduchým, minimalistickým nastavením a pracovať s týmto nastavením najprv. Ak sa neskôr ukáže, že je potrebná väčšia zložitosť, môže sa vždy pridať. Firmy, ktoré si vyberú jednoduché nastavenie a minimalizujú zložitosť, sa rozhodnú pre štandardizáciu a efektivitu. To nielenže zrýchli implementáciu, ale tiež zvýši návratnosť investícií zo softvéru.
3. Menovať kľúčových používateľov
Bez kľúčových používateľov sa rozhodnutia nebudú robiť, nebude existovať centrálny kontaktný bod (interný aj pre stranu, ktorá vedie implementáciu softvéru) a nebude sa vytvárať dostatočné množstvo vedomostí. Menovanie kľúčových používateľov, ktorí nemôžu robiť rozhodnutia, pracuje kontraproduktívne. Preto starostlivo zvážte, kto bude kľúčovými používateľmi vo vašej organizácii. Dajte im jasné ciele a právomoci robiť rozhodnutia v prípade konfliktov požiadaviek a prianí v rámci organizácie. Urobte ich spoločne zodpovednými za rozpočet a termíny. Ak sa to neurobí, alebo ak kľúčoví používatelia nie sú schopní robiť správne rozhodnutia, pravdepodobne to bude viesť k dlhému a frustrujúcemu procesu implementácie pre všetkých zúčastnených.
4. Nechajte softvér viesť
Pri výbere nového softvéru by mali vaše obchodné procesy viesť cestu. Napokon hľadáte softvér, ktorý najlepšie vyhovuje vašim obchodným procesom. Keď sa voľba uskutoční a implementácia začne, je vhodné nechať softvér viesť vás. To si vyžaduje posun, pretože je ľahšie vylúčiť softvér na niektorých bodoch. Ak však nenecháte (ne)možnosti softvéru viesť, riskujete, že sa budete musieť pretŕčať, aby ste prispôsobili existujúci proces softvéru, čo môže byť zbytočne zložité. Zvážte nielen náklady na implementáciu tohto konkrétneho procesu, ale aj čas a náklady na jeho udržanie a zabezpečenie špecifických vedomostí. Myslite na to ako na sťahovanie: nemusíte si vziať všetko so sebou; je tiež dobré sa niektorých vecí vzdať.
5. Investujte do vedomostí
Je vždy ťažké určiť, koľko vedomostí potrebujete 'najať' na implementáciu. Nechcete minúť viac peňazí, než je nevyhnutné, a tiež chcete vybudovať vnútorné vedomosti, aby ste sa vyhli potrebám konzultanta pre každú maličkosť po implementácii. Na druhej strane, chcete zabezpečiť, aby sa softvér využíval na maximum a aby bola zvolená konfigurácia správna. Najlepším prístupom je nechať implementáciu viesť špecialistu, ale nechať ho robiť čo najmenej 'práce'. Použite špecialistu:
na vytvorenie plánu krok za krokom (vedúceho k cieľom uvedeným v bode 1).
na určenie, ktoré úlohy zvládnete sami a ktoré by mal vykonať špecialista.
na pravidelné prehodnocovanie nastavenia.
na to, aby slúžil ako zdroj pre kľúčových používateľov a nakoniec schválil konečný výsledok.
Nechajte kľúčových používateľov vykonať čo najviac práce. Nechajte ich oboznámiť sa so softvérom, dôkladne sa pripraviť na implementáciu a zabezpečiť, aby sa koncom implementácie nachádzali dostatočné vedomosti na odpovedanie na otázky používateľov. Skrátka, používajte špecialistu ako kouča, ale prejdite cestu sami.
